Outlook Fastoche le Blog

Bonsoir,

Les diverses astuces présentes dans ce "blog note" vont faire l'objet d'un blog complémentaire qui sera essentiellement focalisé sur l'application de ces astuces avec Outlook.

Voila donc le petit dernier, le blog http://outlookgpsfastoche.fr/

Bonne soirée,

Maximize Your Productivity with Outlook 2010 Part 2 - Managing Tasks

Deuxième partie :

Maximize Your Productivity with Outlook 2010-2013 Part 1 - Email Management

Si vous etes un peu familiarisé avec l'anglais, foncez et investissez quelques minutes de votre temps pour en gagner des centaines. D'excelent conseils ici :

Organisez et structurez votre tâches grâce à Outlook

Comment gérer ses mails comme des tâches ?

Une option consiste à faire glisser ses mails dans les tâches !

Puis à en paramétrer les échéances, rappel, statut d'avancement, et éventuellement à les déléguer...

Honnêtement, je ne connaissais pas cette fonctionnalité avant cette vidéo.

Certains geek pourraient être intéressés pour automatiser leurs tâches.

Pour le moment, j'y vois un niveau de complexité supplémentaire...

Probablement intéressant pour les chefs de projet si c'est synchronisé avec MS Project. Seul Bémol ... à condition que vos vos interlocuteurs soient familiarisés à fonctionner avec des tâches dans Outlook.

Bref, à vous de voir, des fois mieux vaut savoir que ne pas savoir, cela laisse l'option du choix:

Outlook 2007-Créer et Partager un Calendrier ou des Contacts Communs (2min)

Encore un petit tutoriel vidéo bien fait. Et qui pourrait s'avérer bien pratique pour créer un calendrier commun ou une base de contacts partagés en quelques clics.





Dans quels cas utiliser cette fonctionnalité ?

- pour les calendriers : pour réserver tous les locaux (salle de réunion) ou matériels communs (appareil photo, voiture de service, vidéo projecteur ...)

- pour les contacts : pour partager une base de contacts clients ou prospects, ou une base de fournisseurs, ou tout simplement pour constituer une base simple de vos collaborateurs et ou listes de distributions :

Comment créer sa signature dans Microsoft Outlook 2010 (Tutorials5min)

La même mais en plus complet ... par contre en Anglais, donc si vous voulez vous offrir le luxe de travailler à la fois votre anglais tout en vous faisant gagner du temps pour vos signatures dans Outlook 2010, regardez plutôt le tutoriel suivant, c'est simple et efficace :

Outlook 2010 - Créer une signature en moins d'une minute

Idem un petit tutoriel simple qui permet de`configurer sa signature facilement sous Outlook 2010 :

Vidéo formation Outlook 2010 - CH Formations

Une vidéo assez complète sur les possibilités d'Outlook 2010 : notamment la première partie sur l'utilisation des nouvelles fonctionnalités liées aux conversations.



A noter que c'était aussi possible sur la version d'Outlook 2007 mais il fallait fouiller un peu et éventullement se développer un peu de code en VBA (pas vraiment très "user friendly").



A vous de découvrir quelques unes des fonctionnalités d'Outlook 2010 dans la vidéo suivante.



Le panorama est assez large (un peu long) mais les tutoriels y sont globalement bien présentés. Voyez plutot  :

Ali Baba et les 40 voleurs de temps

Pourquoi Ali Baba ? ...mmm vous verrez ;-)

Le temps est un bien précieux, et tout ce qu'on fait y touche. Pourtant il passe si vite. Alors ... 

Comment gagner du temps ? Les 3 secrets indispensables !  

• Secret N° 1 : La santé ! Sans elle, point de salut. Mise à part la satisfaction que peut induire le cercle vertueux décrit ci-après, vous ne trouverez aucune astuce particulière sur la santé dans ce post. Par contre, imaginez si vous  n'aviez pas la santé peut vous aider à vous recentrer sur vos priorités et donc vous donner de sérieuses des pistes pour gagner du temps. 

• Secret N° 2 : Eliminer et passer sous silence les voleurs de temps inutiles… et ils sont nombreux ! 

• Secret N° 3: Rester focalisé sur vos vrais priorités...mais pour cela il faut ...du temps ! Alors voir réponse 2 :-)

Le schéma suivant résume ce cercle vertueux pour (re)gagner du temps   :

 

Soyez rassuré, voici une technique pour  y arriver en 3 étapes :

• 1 Observez et quantifiez vos voleurs de temps

• 2 Soyez à l'écoute de vos besoins réels. Du temps , pourquoi faire ?

• 3 Passez à l'action : " Sésame ouvre toi ! "

1 Observez vos voleurs de temps

• Un voleur de temps c'est quoi ?  Comment les identifier ? Combien sont ils ?
• Sont il important ? Reviennent il souvent ?
• Sont ils vraiment utiles (voir point 2) ?

Un voleur de temps c'est quoi ? Comment les identifier ? Combien sont ils ?

Dans mon expérience professionnelle industrielle, j'ai eu plusieurs fois la chance de réaliser des "chronos". Honnêtement je détestais cela, mais cela m'a appris beaucoup. Et je me souviens notamment d'un chrono de plusieurs semaines qui fut pour moi une révélation.

Vous allez me dire "C'est quoi au juste un chronos dans l'industrie ?"

L'objectif d'un "chrono" est d'établir un plan de productivité à partir des gaspillages mesurés (et non ceux supposés). C'est d'ailleurs l'un des fondamentaux de l'approche Lean Manufacturing. L'expérience consiste donc  à chronométrer tout … je dis bien TOUT ce qu'il se passe dans le micro détail. L'étape d'après consiste alors à analyser et  les résultats de cette collecte et les classer par "voleur de temps". Puis, pour chaque voleur de temps se poser la question : Utile ou Pas Utile ? A l'issue de cette expérience, le résultat fut extrêmement surprenant.

C'est riche de cette expérience, que je souhaitait partager avec vous mes 40 premiers voleurs de temps.

Pour cette 1ere étape, il faut considérer que tout est voleur de temps ! Je sais que l'approche peut paraitre un peu brutale...L'idée ici est simplement ne de pas vous auto censurer. En effet, si vous voulez voir ce que vous voyez déjà alors vous verrez toujours la même chose.

Pour l'illustrer, prenons n'importe quelle  activité de votre choix, c'est un voleur de temps…Pas convaincu ? Et pourtant lors de votre activité, le temps continue de passer. Non ?

Prenez l'échelle d'une semaine et listez  vos voleurs de temps. Non exhaustive, ci-après une liste de 40 dérobeurs : Dormir, Travailler, Famille, Choses, Faire ses papiers, Transport, Recherche d'objet, Téléphoner, Internet, TV, S'habiller, Se laver, Faire les courses, faire la cuisine, faire la vaisselle, laver le linge, aller dans les administrations et autre bureau de poste, Discuter, Attendre (file d'attente, médecin…), Supprimer ses spams, Facebook, Internet, gérer ses mails, Aider des gens, Amis, Loisirs, Amener ses enfants à leur activités, Faire les devoirs avec ses enfants, éduquer ses enfants, s'occuper de ses parents, résoudre les conflits, voyager, se perdre, chercher ses clés, entretenir sa voiture, réparer des objets, bricoler, marcher, se garer, … et le dernier : la vie :-).

Mais comme m'a dit si justement ma voisine octogénaire : " Le temps on nous le donne!".

Alors autant bien l'utiliser, non ?

Maintenant que vous aurez fait votre propre liste de voleurs de temps. Posez vous les questions suivantes :

Vos voleurs de temps sont-ils importants ou minimes ? Reviennent-ils souvent ?

Parmi vos voleurs de temps, vous aller pouvoir  distinguer  les gros et les petits. Mais attention, un petit voleur de temps qui vous vole un peu très souvent est parfois plus gourmand qu'un gros… Pour  illustrer cela :

• Certain vont être de gros contributeurs évidents car ils représentent beaucoup de temps d'un coup et chaque jour…(ceux là, on a peut de difficultés à les trouver)

Par exemple : 1 fois 30 minutes par jour

• Puis d'autres le seront moins car très peu de temps mais certains peuvent s'avérer plus important très répétés.

Par exemple : 30 fois 1 minute par jour (exemple : Chercher des objets, Regarder si on a pas reçus de mails ou d'appel en absence ...)

Conclusion : il ne faut pas uniquement considérer la taille d'un voleur de temps ( petit ou gros), il faut aussi considérer la fréquence de vol de vos voleurs de temps. Ainsi le butin de chaque voleur de temps se calcule comme suit :

Butin temps = Butin(petit ou gros ) x Occurrence(=fréquence)

Sont ils vraiment utiles (voir point 2)?

Supprimer  un voleur de temps peut s'avérer bien souvent impossible ou très difficile … Par contre, optimisez votre temps offre déjà des marges de progrès certaines et appréciables !

Inspirez vous des principes "Lean Manufacturing" : être ou ne pas être une valeur ajoutée ?

En clair, certains voleurs de temps :

• vous rapportent(valeur ajoutée), 
• alors que d'autres vous volent(gaspillages) ! 

Votre voleur de temps a-t-il une valeur ajoutée ? Est il utile ?

• Si OUI => Optimisez le !
• Si NON => c'est du gaspillage ! Avez-vous la possibilité de vous en passer ?

• Si OUI => Supprimez le tout simplement
• Si NON => Réduisez le ! Pour cela diverses stratégies sont possibles, entre autre : Remplacez, Facilitez, Détectez, Atténuez, Mutualisez, Déléguez …

Nota : pour vous faciliter l'analyse de vos gaspillages, une manière de les classer est celle des fameux "mudas" des six sigmas ou aussi appelé 8 sources de gaspillages qui sont :

• Surproduction, 
• Surstockage ou stock inutile, 
• Transports , 
• Traitement inutiles ou sur-traitement, 
• Mouvement inutile, 
• Erreur / défaut, 
• Temps d'attente, 
• Sous utilisation de vos compétences. 

Vous pouvez utiliser le moyen mémotechnique anglais "DOWNTIME" pour vous en rappeler plus facilement. Si vous tapez DOWNTIME et Lean Manufacturing dans Google, vous pourrez certainement approfondir ces notions. Pour l'heure :

2 Soyez à l'écoute de vos besoins réels. Du temps, pourquoi faire?

L'espace d'un instant en quelques mots

En ce qui concerne la gestion du temps et des priorités, que dire qui ne la pas déjà été, c’est si tentant de parler du temps pendant des heures !

Soit en bref : demandez vous ce qui est vraiment important pour vous (gens, projet, …) et débrouillez vous pour y consacrer l'essentiel de votre temps libre !

Plusieurs questions peuvent vous y aider :

• Listez les choses que vous voulez faire dans cette vie (avant de mourir ou d'être malade - voir Secret N°1)
• Posez vous la question de ce que vous feriez si on vous disait : "il te reste 3 ans"
• Posez vous la question de ce que vous feriez si on vous disait : "il te reste 3 mois"

Au delà de la brutalité de ces questions, elle nous amène à distinguer l'essentiel et arrêter de courir après le futile.

Finissons cette partie par une petit haiku (forme courte de poème japonais) de ma composition :

"Du temps  à la vie

L'espace d'un instant…

Une étoile filante"

Un outil pour identifier et gérer vos priorités de manière équilibrée : l'arbre des possibles

Voila  un autre outil entre cette étoile filante et la gestion des priorités et du temps plus terre à terre : un arbre des possibles équilibré ?

Investissez de votre temps pour prioriser :

Insaisissable, pourtant il nous raccroche à la réalité. Le temps s’offre à nous comme le vent, souffler contre lui ne sert qu’à s’épuiser voir même à reculer ! Alors, autant l’utiliser à bon escient, et profiter de sa force pour son envol. Non ? … et pourtant …Bien souvent nous avons la sensation de manquer de temps, alors utilisons notre seul levier : priorisons !

2 citations pour vous aider à identifier vos priorités extrait du livre Priorité au priorité de M. Covey :  
« Ce n’est pas un manque de temps, c’est un manque de priorités » 
« Savoir dire non, c’est  laisser la place à un oui plus grand. »

  

Utilisez l'arbre des possibles pour identifier vos priorités :

Prenez le temps d’explorez votre propre arbre des possibles. 

L’arbre des possibles est une notion personnelle librement inspirée d’un titre de livre du même nom et du livre de Stephen Covey « Priorité aux priorités ».

C’est simplement une représentation globale (mindmap) de notre vie en forme d’arbre.

Cela permet d’y voir plus clair sur ce que nous en faisons et ce que nous voulons en faire, et vice et versa.

Dessiné, c’est gagné !

J'ai créé et utilisé cet outil lorsque j'ai rédigé mon premier e-book pour mieux gérer ses mails. "Email : Gagner du temps facilement?".

Ce premier e-book correspond d'ailleurs à l'une des branche de cet arbre : gérer ses mails professionnels. Si vous voulez  recevoir un extrait gratuit, inscrivez vous sur le formulaire ci-contre.

Un bel arbre est un arbre équilibré et ne craint pas le vent.

Chaque arbre est différent, et comporte ses propres branches (pro/perso, rôles, missions, projets, …).  L'essentiel consiste  à garder un équilibre perein entre chacune des branches de notre arbre.

Le schéma ci-dessus n’est donc évidemment pas exhaustif et contiendrait pour chacun d’entre nous encore beaucoup de sous-branches de feuilles, de bourgeons …

« Bien ancré  à la terre,

Au bout de ses branches,
Ses feuilles sillonnent le ciel. »

Enfin : les étoiles ? 

Voilà, ne débordons pas trop. Toutefois, s’il y a bien une première évidence, c’est que votre temps est précieux… et représente un trésor bien gardé ;-)

3 Passez à l'action : Sésame ouvre-toi !

Le temps est un trésor bien gardé par bien plus de 40 "chippeurs" : devenez votre propre  Ali Baba !

Alors optimisez, supprimez et réduisez ce qui peut l'être pour chacun de vos voleurs de temps

Concrètement si on reprend nos 40 voleurs de temps, voici quelques propositions :

• Dormir  => levez vous plus tot, faites la siestes, connaissez vos heures de sommeils  =>
• Travailler => ...trouvez le bon équilibre...
• Famille =>  par essence, c'est indéléguable !
• Choses => moins vous en aurez mieux vous vous porterez => insérer lien affiliation vers Best Sellers du moment ?

• Faire ses papiers =>  passez aux factures sur internet

• Transport => choissisez bien votre lieu d'habitation, covoiturez, refléchissez pour groupez vos déplacements

• Recherche d'objet => jetez puis rangez, puis disciplinez votre "bordel organisé", systématisez le.

• Téléphoner => utilisez vos temps morts, sachez écourtez en plaçant vos coup de fils intelligemement (avant le repas par exemple)

• Internet, jeux => l'activité time consuming par exelence, il existe des trackeurs pour s'auto-discipliner

• TV => à bannir => privilégiez le replay

• S'habiller => préparez vos tenus le soir

• Se laver => ne vous lavez pas ! (non je rigole !)

• Faire les courses => utilisez internet et autre service drive
• Faire la cuisine =>préparez vos menus, improvisez
• Faire la vaisselle => investissez dans un lave vaisselle
• Laver/sécher le linge => machine à laver
• Aller dans les administrations  et autre bureaux de poste
• Discuter => être direct et demander à ce qu'on le soit avec vous
• Attendre (file d'attente, médecin…) => utiliser à bon escient vos temps morts
• Supprimer ses spams => voir conseil sur blog www.email-facile.blogspot.fr
• Facebook => no comment
• Internet => oups il est revenu celui là !
• Gérer ses mails => Investissez dans un excellent e-book sur le sujet pour optimisez votre outlook :-) => "Email : Gagner du temps facilement?"

Pour recevoir un extrait gratuit, inscrivez vous ci-contre.

• Aider des gens => uniquement si c'est vous qui en avait envie et que vous sentez que le demandeur en a aussi envie ...sinon vous allez perdre votre temps et faire perdre celui de votre interlocuteur
• Amis => c'est l'un des meilleurs investissements après le conjoint et les enfants
• Loisirs => certains plaisirs simples sont grandioses, d'autre plus complexe finissent par ne plus rien apporter, à vous de faire votre propre bilan
• Amener ses enfants à leur activités => organisez vous avec d'autre parents lorsque c'est possible et partagez vous la tâche à tout de role

• Faire les devoirs avec ses enfants => l'éducation n'est pas une tâche facile
• Eduquer ses enfants  => voir remarque ci-dessus
• S'occuper de ses parents => voir remarque ci-dessus

• Résoudre les conflits … ma seule remarque : les évitez, c'est les générer, mais évitez de les générer !
• Voyager => investissez dans un bon GPS, une carte, et une appli sur votre smart phone + kit cable auto pour recharger le tout
• Se perdre => n'hésitez pas à demander...Un qui sait vaut dix qui cherchent !
• Chercher ses clés => groupez toutes vos clé sur 1 SEUL TROUSSEAU (en enlevant préalablement toutes les clés inutiles comme la clé de l'anti-vol du vélo de mon ex …)
• Entretenir sa voiture => mieux vaut prévenir que guérir. Cela peut vous éviter de vous retrouver en panne au bord de la route ou sans voiture
• Réparer des objets => c'est bien, sachant qu'en avoir moins, c'es t aussi moins de réparation ou de rachat potentiel ...
• Bricoler => ...
• Marcher => ...
• Se garer => comme on a pas encore inventé la voiture qui revient nous chercher là  où on est, si vous n'avez pas bonne mémoire, certaines application téléphone vous permette de géolocaliser votre voiture. Très pratique  !
• … et le dernier : la vie :-) => lire la suite et amusez vous (oups je l'ai dit :-)

A vous de compléter votre liste de solution !

Restez vigilants

Vos chipeurs de temps n'ont pas dit leur derniers mots. Il ne manqueront pas de réapparaitre. A ce moment là, reposez vous les questions  :

• Suis-je obligé de gaspiller ce temps ?

• Ou dit autrement : Puis je le gaspiller à quelque chose de plus essentiel ?
• Posez vous la question de ce que vous feriez si on vous disait : "il te reste 3 ans"

• Posez vous la question de ce que vous feriez si on vous disait : "il te reste 3 mois"

• Où en ai mon arbre des possibles ?

Dernier conseil : Oubliez le temps et amusez vous !

"Un tiens vaut mieux que 2 tu l'auras."

Cela vaut aussi pour votre vie :-)

A lire également sur ce blog :

• Les pourquois de ce blog
  Extrait gratuit

La loi des cycles VS gestion des mails VS l'oeuf ou la poule

La loi des cycles : c'est quoi ?

 1, 2, 3 ... de l’œuf, à la poule, à la broche

D'après cette loi, dans notre univers, tout activité est cyclique et connait 3 cycles :

• un début

• un déroulement
• et une fin

Dans nos activités ou lorsqu'on traite un mail comme une activité, diverses causes peuvent perturber le traitement efficace de ces cycles. Entre autre :

• Interruptions du cycle
• Fréquence rapide de changement
• Ouverture permanente de cycles
• ...

Quelles conséquences ?

• La non fermeture des cycles encombre notre esprit et notre environnement
• C'est pourquoi chaque cycle commencé doit idéalement être bouclé.

Comment minimiser l'encombrement suscité par la loi des cycles ?

Le but ou le résultat à atteindre de l'activité constitue l'élément stable du cycle.

La recette est de bien visualiser :

• Le résultat final

• Et la méthode pour atteindre ce résultat

Autrement dit, pour aller quelque part, il faut connaitre la destination et le chemin. Et lorsque c'est possible : anticiper les obstacles.

En quoi, connaitre la loi des cycles peut vous aider ?

Afin d' identifier vos freins et  donc  vos points de progrès, posez vous la question : "Quel cycle vous pose le plus de problème ?"

• Frein sur  le début  :  Ceux qui remettent toujours à plus tard. (procrastination)

• Frein sur  le déroulement  :  Ceux qui commencent une tâche et se perdent à en entamer d'autres. Ou ceux qui ne connaissent pas précisément la nature du résultat à atteindre et appréhendent mal la fin de la tâche.

• Frein sur  la fin : les perfectionnistes qui sont même prêt à reprendre entièrement un cycle pour être sûr d'une meilleure qualité.

Action : utiliser la loi des cycles pour mieux gérer  vos mails

Pour gérer efficacement ses mails, voici quelques clés sur chacun de ces 3 cycles pour  limiter  ce type de frein et reprendre le contrôle :

Frein sur  le début   (le risque : ne pas démarrer): 

Considérons chaque mail comme une activité en attente, ainsi les cycles début sont situés dans votre boite de réception et éventuellement dans vos éléments envoyés (pour les mails envoyés que vous souhaitez suivre de près)

ACTION : décidez de DECIDER de suite de ce que vous allez faire (ou pas) du mails que vous avez sous les yeux.

POURQUOI ? Une décision cela prend moins de temps que de faire, c'est donc une activité qui suscite moins de procrastination.

COMMENT ? Donc décidez, puis classez comme suit :

• Si inutile => Poubelle

• Si utile mais sans action => Archive
• Si utile avec action => Glisser votre mail dans un dossier  "A FAIRE & A SUIVRE" (si possible en dehors de votre boite de réception)

Frein sur  le déroulement  (le risque : interrompre un cycle entamé par un autre)

Y a plus qu'à consulter les mails dans votre dossier "A FAIRE & A SUIVRE", à ne surtout pas confondre avec votre boite de réception ou vos éléments envoyés car le type d'action que vous allez y entreprendre n'est pas le même (voir méthode GTD de David Allen - Best Seller du genre) :

ACTION : En fonction de vous et de votre environnement, DECIDEZ des taches qui sont prioritaires (Important + 20/80 Resultats)

POURQUOI ? En fonction de vos priorités ET de votre disponibilité (forme, temps disponible, lieu …), assurez vous que vous allez pouvoir finir la tache entammée (pour fermer cycle et ne pas le laisser ouvert).

COMMENT ? Concrètement, si vous avez une réunion dans 15 minutes n'attaquez pas une activité qui va durer 30 minutes, choisissez en plutôt 3 de 4 minutes ! Votre esprit se sera débarrassé de 3 tâches et sera d'autant plus disponible pour votre taches de 30 minutes après votre réunion.

Frein sur  la fin (le risque : ne jamais achever un cycle par perfectionnisme):

ACTION : Sur votre taches actuelle : réfléchissez au 80 % du résultat visé

POURQUOI ? Pour limiter sa "surqualité"

COMMENT ? Évaluez ce vous en avez déjà fait sur une échelle de 1 à 10. Si cela représente plus des 80% du résultat visés(soit 8/10), alors c'est bien, mais vous pouvez vous arrêter là (c'est un peu provocateur mais cela aide à limiter notre tendance à vouloir atteindre une perfection qui existe toujours un peu plus loin et qui est souvent 240% au delà du besoin initial).

Sources d'inspiration :

http://www.ecocentric.be/v3/download/ppt_stress.pdf 

http://www.format.pf/dgm.html

 

A lire également sur ce blog :

• Comment mieux gérer ses mails grâce aux 6 lois du temps ?

Pareto 20 VS 80 Le Chat

Comment résumer la loi de Pareto sans dire 20/80 ou 80/20 ? 

J'ai fait appel au chat pour ce clin d’œil :

Alors, qu'en pensez vous ?