La loi des cycles : c'est quoi ?
1, 2, 3 ... de l’œuf, à la poule, à la broche
D'après cette loi, dans notre univers, tout activité est cyclique et connait 3 cycles :
- un début
- un déroulement
- et une fin
Dans
nos activités ou lorsqu'on traite un mail comme une activité, diverses
causes peuvent perturber le traitement efficace de ces cycles. Entre
autre :
- Interruptions du cycle
- Fréquence rapide de changement
- Ouverture permanente de cycles
- ...
Quelles conséquences ?
- La non fermeture des cycles encombre notre esprit et notre environnement
- C'est pourquoi chaque cycle commencé doit idéalement être bouclé.
Comment minimiser l'encombrement suscité par la loi des cycles ?
Le but ou le résultat à atteindre de l'activité constitue l'élément stable du cycle.
La
recette est de bien visualiser :
- Le résultat final
- Et la méthode pour atteindre ce résultat
Autrement dit, pour aller quelque part, il faut
connaitre la destination et le chemin. Et lorsque c'est possible : anticiper les obstacles.
En quoi, connaitre la loi des cycles peut vous aider ?
Afin
d' identifier vos freins et donc vos points de progrès, posez vous la
question : "Quel cycle vous pose le plus de problème ?"
- Frein sur le début : Ceux qui remettent toujours à plus tard. (procrastination)
- Frein sur le déroulement : Ceux qui commencent une tâche et se perdent à en entamer d'autres. Ou ceux qui ne connaissent pas précisément la nature du résultat à atteindre et appréhendent mal la fin de la tâche.
- Frein sur la fin : les perfectionnistes qui sont même prêt à reprendre entièrement un cycle pour être sûr d'une meilleure qualité.
Action : utiliser la loi des cycles pour mieux gérer vos mails
Pour gérer
efficacement ses mails, voici quelques clés sur chacun de ces 3 cycles pour
limiter ce type de frein et reprendre le contrôle :
Frein sur le début (le risque : ne pas démarrer):
Considérons
chaque mail comme une activité en attente, ainsi les cycles début sont
situés dans votre boite de réception et éventuellement dans vos éléments envoyés (pour les
mails envoyés que vous souhaitez
suivre de près)
ACTION : décidez de DECIDER de suite de ce que vous allez faire (ou pas) du mails que vous avez sous les yeux.
POURQUOI ? Une décision cela prend moins de temps que de faire, c'est donc une activité qui suscite moins de procrastination.
COMMENT ? Donc décidez, puis classez comme suit :
- Si inutile => Poubelle
- Si utile mais sans action => Archive
- Si utile avec action => Glisser votre mail dans un dossier "A FAIRE & A SUIVRE" (si possible en dehors de votre boite de réception)
Frein sur le déroulement (le risque : interrompre un cycle entamé par un autre)
Y a plus qu'à consulter les mails dans votre dossier "A FAIRE & A SUIVRE", à ne surtout pas confondre avec votre boite de réception ou vos éléments envoyés car le type d'action que vous allez y entreprendre n'est pas le même (voir méthode GTD de David Allen - Best Seller du genre) :
ACTION : En fonction de vous et de votre environnement, DECIDEZ des taches qui sont prioritaires (Important + 20/80 Resultats)
POURQUOI
? En fonction de vos priorités ET de votre disponibilité (forme, temps
disponible, lieu …), assurez vous que vous allez pouvoir finir la tache
entammée (pour fermer cycle
et ne pas le laisser ouvert).
COMMENT
? Concrètement, si vous avez une réunion dans 15 minutes n'attaquez pas
une activité qui va durer 30 minutes, choisissez en plutôt 3 de 4
minutes ! Votre esprit se sera débarrassé
de 3 tâches et sera d'autant plus disponible pour votre taches de 30
minutes après votre réunion.
Frein sur la fin (le risque : ne jamais achever un cycle par perfectionnisme):
ACTION : Sur votre taches actuelle : réfléchissez au 80 % du résultat visé
POURQUOI ? Pour limiter sa "surqualité"
COMMENT
? Évaluez ce vous en avez déjà fait sur une échelle de 1 à 10. Si cela représente plus des 80%
du résultat visés(soit 8/10), alors c'est bien, mais vous pouvez vous
arrêter là (c'est un peu provocateur
mais cela aide à limiter notre tendance à vouloir atteindre une
perfection qui existe toujours un peu plus loin et qui est souvent 240%
au delà du besoin initial).
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