12 bonnes pratiques pour un bon usage du mail

De part sa facilité et sa rapidité d'exécution, l'e-mail est un moyen formidable de bien communiquer à condition de respecter quelques règles d'usage simple et efficace.

12 fondamentaux pour 1 bon usage de l'e-mail :

L'un des premiers documents que j'ai pu lire pour améliorer ma gestion des mails, c'est le guide de "La bonne utilisation de l’e-mail en entreprise" (publié par le MEDEF !).

Franchement, c'est une mine de très bon conseils (70 pages) ! Certaines parties sont assez orientées utilisateur du mail, d'autres sont plus dirigées chef d'entreprise et informatique.

Entre autre, en terme de retour sur investissement personnel, la page qui me semble la plus importante à partager est celle-ci :

(désolé pour la qualité, sinon voir en page 11 du guide complet)

Nota : la règle des 4D pour faciliter le traitement de ses mails (voir point B3 ci-dessus)

Les 4 D :

• Do / Faire
• Delete / Supprimer
• Defer / Différer en marquant l'e-mail pour un type d'action approprié
•  Voir schéma GTD dans le post http://email-facile.blogspot.fr/2014/02/3-trucs-pour-traiter-ses-mails.html
• Deleguate / Déléguer

Sources :

• Pour lire la version complète :

http://www.medef.com/fileadmin/www.medef.fr/documents/Guide_email/Guide_de_l_e-mail_3megas.pdf
OU
http://www.medef.com/medef-corporate/publications/fiche-detaillee/categorie/economie-1/back/110/article/la-bonne-utilisation-de-le-mail-en-entreprise.html

• Pour les fiches de manière plus ciblée, vous avez aussi :

http://www.innover-en-france.com/Bonne-utilisation-de-l-e-mail-en-entreprise_a23.html

A savoir :

- Fiche 1 - Les règles de bonnes pratiques de l’e-mail afin d’augmenter sa productivité
- Fiche 2 - Les limites de l’usage de l’e-mail, au profit d’autres outils de communication et de collaboration
- Fiche 3 Usages en mobilité
- Fiche 4 Les aspects juridiques liés à l’utilisation de l’e-mail
- Fiche 5 L’intérêt de l’e-mail comme outil marketing
- Fiche 6 - E-mail et archivage
- Fiche 7 - Que faire face aux comportements déviants ?
- Fiche 8 - L’utilisation de l’e-mail sécurisé : chiffrement, signature
- Fiche 9 - Les architectures nécessaires, ainsi que les choix possibles
- Fiche 10 - Les smileys :-)
- Dossier Complet - La bonne utilisation de l’e-mail dans l’entreprise

Bonus :-)

http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/comment-gerer-efficacement-ses-emails.html

3 trucs pour traiter ses mails efficacement

  Voila les 3 astuces pour gagner du temps avec ses mails :

• Ne rangez pas vos mails dans des dossiers superflus (ou le moins de dossier possible ... certains vont jusqu'à 1 seul dossier)

• Classez vos mails (en utilisant des étiquettes ou des catégories)

• Optimisez votre traitement à l'aide de votre classification

Alors plutôt que de faire de la redite, voila un article clair simple et efficace :

http://www.tiramiseb.fr/2013/01/09/3-astuces-pour-gagner-du-temps-avec-ses-e-mails/

Cet article participait à l’évènement interblogueurs 3 astuces pour gagner du temps, organisé par Hélène du blog Coach Relax sur son site http://www.gagner-du-temps.com

Par ailleurs le commentaire laissé en remerciement:

Clair simple et efficace ! Merci !

Cela fait écho avec ce que je fait avec MS Outlook (c'est ce que j'ai au travail) en utilisant les "catégories".

Personnellement j'utilise aussi la méthode GTD pour me faciliter la gestion de mes e-mails. Depuis, je revis !

J’avoue que sur l'archivage...je suis assez d'accord : je préfère moi aussi archiver que supprimer. Par contre, je n'ai pas encore passé le cap du ... "tout en vrac dans un seul dossier"...mais j'y songe. Pour l'instant, j'ai réussi à me limiter à environ 10 dossiers dans lesquels tous mes mails viennent se classer automatiquement.

Franchement 300% d'accord avec vous, le coup des étiquettes (ou catégories), et la manière de les utiliser, c'est vraiment un plus !

Une fois qu'on y a gouté, on ne peut plus s'en passer, c'est pire que le chocolat :-)

Alors comment ne pas vous citez sur mon blog ?
;-)
@+

PS : 
- Autre article sur la méthode GTD : Point-de-depart-la-methode-GTD
- Et notamment de manière plus visuelle et schématique (au besoin, cliquez sur l'image pour atteindre le site sur lequel j'ai trouvé cet excellent aide mémoire) :

Les bonnes résolutions faciles à tenir ... comment ?

Mieux gérer ses mails : c'est possible de changer ! Si si, d'ailleurs :

Des bonnes résolutions et des bonnes intentions

... on en a tous des tonnes, mais combien de kilos deviennent de nouvelles bonnes habitudes ?

A priori, dans l'article que je  cite ci-après, il y aurait 80% de chance que cela échoue ! ... sauf si vous préparez un "DROP"... quézaco ?

Source : un grand merci à  http://ceclair.fr/la-methode-drop-pour-creer-et-installer-une-nouvelle-habitude

Encore une méthode miracle "ya qu'à faut qu'on" ? Honnêtement, je n'en sais rien, mais je viens de tester, et ...

Cela a marché pour moi cette semaine

...avec mon meilleur ennemi le lave-vaisselle :-)... sauf quand je n'ai plus de pain ... et que je dois me contenter des biscottes :-( mais ça c'est une autre histoire !

Je vous fais la version courte, mais n'hésitez pas à lire l'article complet cité ci-dessus.

Voilà la méthode DROP : 4 étapes pour prendre l'habitude de tenir vos nouvelles résolutions

Les 4 étapes :

• Désir
• Résultat
• Obstacle
• Plan

Concrètement, la méthode propose de commencer par :

• Désir

Le plus simple : vous voulez changer quoi ?        -->Ecrivez votre bonne résolution

• Résultat

Soyez clair et concret.          --> Écrivez le résultat concret que vous voulez voir apparaitre.
Et rédiger le de manière POSITIVE. :-)

Un exemple : vider le lave vaisselle pendant que mes tartines grilles (comme cela je peux le remplir avec les bols de la famille après le petit déjeuner)

• Obstacles

Soyez lucide dès le départ, vous allez avoir des obstacles divers et variés (vos vieilles habitudes ne vont pas se laisser faire, votre entourage va s'étonner, ...). Bref, les freins à l'immobilisme seront aussi au rendez vous ! (d'où certainement le 80% de chance que cela échoue ...)

Anticipez ces situations freinantes et définissez comment les surmonter.
Autrement dit : prévoyez d'enlever le frein à l'immobilisme.
Soit, un problème potentiel = une solution.
A vous d'être imaginatif et de mettre en face de chaque obstacle une ressource adaptée.

• Plan

Et c'est là que je me suis dit que cette méthode était génialement simple et efficace... pourquoi je n'y ai jamais pensé plus tôt ! Mais c'est bien sûr !
Voila LE TRUC : prenez une situation habituelle (une habitude) de votre vie courante ... et listez les actions que vous allez accoler à celle-ci.
C'est le coté routine qui va faciliter la nouvelle habitude  désirée.

Pour finir, jusque là j'étais plutôt du coté des 80% ... serait ce en train de changer ? Un drop et allez à vous !

A vous de jouer ... au rugby ? :-)

Évidemment à appliquer à votre gestion de vos emails.
Mais pas que, car vous pouvez transposer cette nouvelle compétence à bien des domaines :-)

PS : 

- Si vous tentez un DROP prochainement, pensez à partager vos résultats sur ce blog... et dites moi si l'essai s'est transformé.

- C'est probablement lié à de la PNL ou un truc du genre  ... si quelqu'un en sais plus, merci de poster un commentaire je suis curieux de savoir s'il existe d'autre truc redoutablement efficace pour se faciliter la vie

Comment réussir son powerpoint ?

1 présentation powerpoint efficace : le mode d'emploi

Toujours dans l'idée de partager quelques astuces bureautiques, voici mes trucs pour créer un powerpoint en moins de deux (et oui j'ai fait encore un autre blog :-) :

http://www.powerpointtop.blogspot.fr/

Voila,  3 conseils (en anglais) :

• Keep it simple
• Tell a story
• Have fun

PS : comme toujours, ne pensez pas à ne pas commenter ;-). Alors, réagissez en partageant vous aussi vos clés

sur  http://www.powerpointtop.blogspot.fr/ ou ICI :-)