Alors, si vous avez envie de passer moins de temps à gérer vos mails, vous pouvez utiliser à bon escient les 6 lois de la gestion du temps présentées ci après.
Bien qu'assez radical, voila 7 conseils repris de la source et de la vidéo ci-dessus :
La procrastination :
remettre à demain, ce que vous pouvez faire aujourd'hui ! Dans quelques
jours, ce qui était vraiment important vous sera rappelé. Donc supprimez tout ce qui ne parait pas important (ou classer dans un dossier "bon pour la poussière")
Priorisez : le management par le haut :
classez les e-mails par ordre alphabétique et ne répondez qu'à ceux des
personnes qui sont importantes pour vous (patrons, clients,
collaborateurs directs).
Regroupez : la gestion par les conversations, triées par ordre alphabétique. Supprimez les doublons
Le simulacre du bug informatique : vous repartez à zéro
Le mail d'attente : "le réponssatous". Envoyez une réponse à tous ceux qui vous ont écris, et dites leur que vous allez mettre quelques jours à répondre. C'est comme les 4 ou 5 mails inutiles que les sites marchand vous envoies pour vous dire que votre commande a été accepté, puis que votre produit est en préparation, puis que la marchandise est partie, puis qu'elle va bientot arriver, puis qu'elle arrive ...puis ... vous aurez compris ... cela ne sert à rien, mais cela rassure le client. Du coup, il est moins casse pied ... Utilisez la même stratégie avec ceux qui ne vous ont pas oublié pendant vos vacances ;-)
La stratégie d'évitement : changez d'adresse e-mail de temps en temps, seuls les mails vraiment importants vous parviendront, ça vous fera des vacances.
En résumé : soyez sans pitié, supprimez tout sauf ce que vous aurez identifié comme vraiment urgent et important.
Le 8ème conseil :
8. Laissez votre message d'absence volontairement au moins votre premier jour de reprise ;-) cela vous laissera le temps de choisir parmis les 7 conseils cités ci-dessus. Ok ce n'est pas très "fair" mais si tout le monde s'est passé de vous pendant plusieurs jours, ils ne sont pas à un près. Non ?
Mes préférés sont les astuces 2, 6, 1, et 3 :-), et vous ?
Qu'on le rédige ou qu'on le reçoive, quelles sont les qualités et le but d'un e mail ?
destiné à la bonne personne
court, concis, clair, simple
efficace, voir efficient
Sur ce dernier point, si l'on considère l'efficience comme le rapport entre le résultat obtenu par les ressources disponible, à savoir le temps passé... alors 2 paramètres influent grandement :
Or, tout ce qui rallonge le temps de rédaction d'un email peut être considéré comme disons peu utile. Imaginez que vous gagnez 2 minutes par mails envoyés. Combien de mails envoyez vous chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année ? Faites le calcul une fois et vous verrez le problème sous un nouvel angle ! (voir aussi le post : http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/un-e-mail-de-temps-en-temps-cela-fait.html) C'est la raison pour laquelle, on peut se passer du correcteur d'orthographe ! :-) ...même si on est dans un environnement professionnel. Alors tant pis pour les fautes, mes fautes seront mes prochaines réussites ;-)
Bien évidemment, à éviter sauf si vous avez une orthographe vraiment déplorable.
Le mail est l’un des plus formidable instrument de communication. D'après l'article cité ci-dessus, les dix commandements pour réussir écrire un email professionnel efficace :
1) Ton email tu personnaliseras
2) A ton destinataire t’adapteras
3) Ton objet préciseras
4) Les faits tu privilégieras
5) Les zones de floues tu éviteras
6) La politesse n’omettras
7) Avec le SMS ne confondras
8) Jamais à chaud n’écriras
9) Court tu feras
10) Par une demande précise termineras (ex : quelle action nécessaire de la part de qui et pour quand ?)
Onecub met de l’ordre dans vos démarches en ligne et votre boîte mail
Finaliste 2012 des Grands prix de l’innovation, Onecub veut faire gagner du temps aux internautes
en allégeant le fastidieux tri de leur(s) boîte(s) mails. Le site se
propose d’être le compte unique de vos inscriptions en ligne.
Concrètement, une fois inscrit, l’usager bénéficiera d’une adresse mail
@onecub.com qu’il pourra renseigner lors de toutes ses démarches en
ligne (achats sur des sites de e-commerce, banque en ligne, newsletter
de sites d’infos…). Il centralisera et catégorisera ensuite tous ces
mails sur un tableau de bord clair et fonctionnel, évitant au passage
l’afflux de spam vers votre boîte perso…
... Sinon créez une adresse mail par type d'utilisation
En effet, une autre manière de faire consiste à avoir plusieurs adresse mail avec des fonctions bien spécifiques pour chacune d'entre elles. Cela fait des années que je le fais ;-) Par exemple :
1 adresse mail perso pour vos amis, vos proches, votre famille...
1 adresse mail pour vos achats en lignes
1 adresse mail pour toute les inscriptions et tous les autres trucs qui finissent par vous polluer (celle là vous pouvez même vous permettre le luxe de la supprimer et d'en créer une nouvelle)
Seul inconvénient de taille => il faut être super rigoureux ! ... Mais cela marche plutôt bien :-)
Dernier inconvénient, c'est probablement plus austère que d'avoir un truc dernier cri bien pensé. N'hésitez pas à poster vos commentaires si vous avez déjà essayé ce fameux onecub ou équivalent ?
Et vous, vous faites comment ?
PS :Le commentaire laissé en remerciement à http://www.20minutes.fr
Merci beaucoup pour votre article ! Le 4ème point sur onecub m'interpelle plus particulièrement.
Une
astuce parmi tant d'autre pour alléger le fastidieux tri de sa boîte
mails, c'est d'utiliser autant d'adresse mail que de type
d'utilisation... et que cela fait déjà gagner du temps. Malgré ce conseil simple et efficace, la solution onecub titille ma curiosité de geek :-). Et je n'ai pas pu m'empêcher de citer votre article sur mon blog :-)
D'autres
bonnes pratiques sont redoutablement efficace pour faciliter le tri, le
traitement et l'archivage des mails de sa boite perso et pro.
Pour cela, rendez vous sur mon blog ;-) ! http://email-facile.blogspot.fr/ @+
