Un article de presse à lire avec empressement !

Gérer les emails ... en quelques chiffres  : surprenant non ?

http://www.lefigaro.fr/vie-entreprise/2011/10/05/09008-20111005ARTFIG00584-gerer-ses-e-mails-prend-deux-heures-par-jour.php
  

PS : voir aussi http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/un-e-mail-de-temps-en-temps-cela-fait.html

6 conseils pour supprimer 80% de ce qui sert à rien quand on a trop de mails ?

Intitulé "Votre boite de réception est surchargée ?" Je suis tombé par hasard sur cet article :

http://www.virtuose-marketing.com/votre-boite-de-reception-est-surchargee-reglez-le-probleme-comme-ceci/

En résumé, l'auteur y explique que cela lui arrive tout simplement de temps en temps de tout supprimer ! Cela peut effectivement s'avérer salvateur...c'est tout aussi efficace que quelques peu brutal...

Personnellement, dans un cas pareil, je préconiserais plutôt de tout archiver dans un dossier "RemiseAZero du 2014-janv-28", et puis pouvoir y revenir si nécessaire.

Mais attention à l'arbre qui cache la forêt ! Si vous devez répéter ce genre d'opération trop fréquemment, cherchez ailleurs !

Une boite de réception avec plus de 100 mails devient très rapidement ingérable et décourageante. L'art consiste donc à faire en sorte de rester à flot facilement.

Pour cela, il faut parfois tailler dans le vif d'un tranchant affuté, sinon vous allez effectivement vous user. Être affuté cela consiste simplement à identifier, puis traiter uniquement l'essentiel de l'essentiel... et si possible de manière automatisé, ou tout du moins systématique !

6 conseils basiques pour supprimer 80% de ce qui ne sert à rien dans votre boite de réception :

Ces 2 conseils devraient vous permettre de limiter la pollution inutile :

• Se désabonner systématiquement de tout ce qui ne vous intéresse pas (même si il faut cliquer sur un lien tout petit quelque part dans le mail) 

Pour cela voir : http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/astuce-zero-mail-desincrivez-vous-de.html

• Signaler comme spammeur ce qui le sont (utilisez un anti-spam au besoin)

Ces 2 astuces, vous permettront de cesser d'être envahi ou interrompu en permanence ...

• Désactivez les fonctionnalités qui vous signale : "vous avez un nouveau message" => on s'en f...

Pour cela voir : http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/desactiver-les-alertes-nouveaux-message.html

• Désactivez les fonctionnalités qui vous envoi un accusé réception ou/et de lecture systématiquement => on s'... vous avez compris, de toute manière si cela ne marche pas ... vous recevez un mail d'erreur !

Et les 2 derniers trucs :

• Ayez la VIP attitude. En clair commencez a traiter uniquement les messages des gens que vous identifiez comme "autorisé", c'est ce qu'on appelle votre "green list" (perso ou pro). Par exemple, votre conjoint(e), votre boss, vos clients, vos collègues ...

• Essayez  de mettre de coté TOUS les mails en pour lesquels vous êtes en copie (55%)

Allez on respire : il ne reste déjà plus que 10% du volume initial, c'est déjà plus gérable non ?

Bon cour@ge,

PS : image trouvé via google sous http://info.alertsolutions.com

Comment créer son archive Outlook .pst ?

Voici comment créer une archive dans laquelle vous pourrez stocker vos e-mails :

 

PS : dans votre archive, vous pouvez créer votre propre architecture, avec vos sous-dossiers  qui vont bien.

Voil@+

Un e-mail de temps en temps... cela fait tant !

Si notre temps est une denrée rare ... vous êtes vous déjà posé la question de savoir combien de temps passez vous derrière votre boite mail ?

Des heures, des jours, des semaines, des mois !? Une chose est certaine, la réponse est souvent : beaucoup trop !

Une autre manière de le voir, c'est de se dire : "et si j’économisais xx secondes par e-mail, je gagnerais combien ?"
Voici quelques éléments de réflexions :

Si on prend un exemple : lorsqu'on reçoit 40 e-mails par jour (soit 8800 mails/an) et qu'on économise 30secondes par e-mail, à la fin de l'année cela équivaut à 9 jours de travail temps plein !
Au bout de 25 ans ... cela fait une année !

Cela reste des chiffres, mais ce qui est intéressant, c'est que ces chiffres donnent un peu le vertige. Non ?
Un vertige suffisant pour regarder autrement le vide que peut apporter une boite de réception toujours pleine :-) !

@ pas plus alors ;-)

PS : 2 liens qui en parlent :
- http://lexpansion.lexpress.fr/high-tech/combien-de-temps-passez-vous-a-gerer-vos-emails_364986.html
- http://www.lefigaro.fr/vie-bureau/2012/07/30/09008-20120730ARTFIG00369-un-employe-passe-650-heures-par-an-sur-sa-boite-mail.php

Désactiver les alertes nouveaux message sous Outlook

Si vous le voulez bien, faisons pratico-pratico-pratique :

Un e-book avec un menu ...à la carte :-) :

Mon e-book présente une méthodologie complète qui permet  notamment de naviguer efficacement entre différente "carte" (voir exemple ci-dessus)

Chaque carte est un aide mémoire qui explique quelle astuce utiliser pour gagner du temps dans la gestion de ses mails sous outlook.

Voila,

@+

Enfin un livre qui ne m'a pas fait perdre mon temps !

Je crois bien que c'est le premier bouquin que j'ai acheté concernant la gestion du temps. Ce livre est une perle !

Simple, synthétique et surtout conçu pour être utilisé, et pas seulement pour être lu. C'est suffisamment rare pour le souligner.

J'ai particulièrement apprécié l'outil mindmap (ou carte heuristique), les exercices à remplir tout au long du livre et les questions qu'il ma fait posées. Je me souviens aussi avoir été particulièrement marqué par l'effet "lame de scie" qui avait sonné pour moi comme une évidence.

Mon seul regret : c'est de l'avoir lu comme un roman et d'avoir trainé à en appliquer l'essence. Il y a des graines qui germent lentement !

Pour conclure, ce livre répond bien à son titre. Il m'a aidé à clarifier mes objectifs, prioriser mes taches, les organiser au meilleur moment dans mon calendrier. Et surtout, il m'a donné l'essentiel des clefs pour mieux maitriser mon temps.

Au delà du sujet, je tiens à remercier Lothar Seiwert (et sa traductrice française : Sabine Boccador) puisque ce livre pédagogique et court m'a inspiré dans la conception de mon e-book E-MAILS: Gagner du temps facilement ? :-)

La méthode GTD ou "s'organiser pour réussir" de David Allen => un livre A LIRE plutot deux fois qu'une !

ARTICLE COMPLETE ET REMPLACE SUR :
http://outlookgpsfastoche.fr/gtd-sorganiser-pour-reussir-avis/

En résumé :
Malgré ces manques et quelques lourdeurs dans l’écriture, ce livre est un best sellers, et ce n’est pas pour rien !

Voilà M. Allen : merci, merci et encore merci !

Votre méthode me permet maintenant de rentrer plus tôt et plus disponible pour mes enfants. C’est cette motivation qui, une nouvelle fois, m’amène à faire un peu d’auto-promotion … parce que c’est bien beau d’écrire pour les autres …mais il faut aussi être efficace pour soi m’aime ;-) => Riche de mon expérience de la GTD, j’ai transformé radicalement ma manière de gérer mes mails avec Outlook (ma principale perte de temps à l’époque, soit 6H/jour). J’en ai rédigé une méthode pratico- pratico-pratique pour vous aider à devenir efficace aujourd’hui et pas après après demain … En clair, comment diviser par 6 le temps à gérer ses mails. Voilà, pour plus de renseignement, la dernière version de mon e-book est disponible.

L'ebook "E-MAILS-Gagner-du-temps-facilement" sur http://www.amazon.fr/ 

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