3 trucs pour traiter ses mails efficacement

  Voila les 3 astuces pour gagner du temps avec ses mails :

• Ne rangez pas vos mails dans des dossiers superflus (ou le moins de dossier possible ... certains vont jusqu'à 1 seul dossier)

• Classez vos mails (en utilisant des étiquettes ou des catégories)

• Optimisez votre traitement à l'aide de votre classification

Alors plutôt que de faire de la redite, voila un article clair simple et efficace :

http://www.tiramiseb.fr/2013/01/09/3-astuces-pour-gagner-du-temps-avec-ses-e-mails/

Cet article participait à l’évènement interblogueurs 3 astuces pour gagner du temps, organisé par Hélène du blog Coach Relax sur son site http://www.gagner-du-temps.com

Par ailleurs le commentaire laissé en remerciement:

Clair simple et efficace ! Merci !

Cela fait écho avec ce que je fait avec MS Outlook (c'est ce que j'ai au travail) en utilisant les "catégories".

Personnellement j'utilise aussi la méthode GTD pour me faciliter la gestion de mes e-mails. Depuis, je revis !

J’avoue que sur l'archivage...je suis assez d'accord : je préfère moi aussi archiver que supprimer. Par contre, je n'ai pas encore passé le cap du ... "tout en vrac dans un seul dossier"...mais j'y songe. Pour l'instant, j'ai réussi à me limiter à environ 10 dossiers dans lesquels tous mes mails viennent se classer automatiquement.

Franchement 300% d'accord avec vous, le coup des étiquettes (ou catégories), et la manière de les utiliser, c'est vraiment un plus !

Une fois qu'on y a gouté, on ne peut plus s'en passer, c'est pire que le chocolat :-)

Alors comment ne pas vous citez sur mon blog ?
;-)
@+

PS : 
- Autre article sur la méthode GTD : Point-de-depart-la-methode-GTD
- Et notamment de manière plus visuelle et schématique (au besoin, cliquez sur l'image pour atteindre le site sur lequel j'ai trouvé cet excellent aide mémoire) :

Les bonnes résolutions faciles à tenir ... comment ?

Mieux gérer ses mails : c'est possible de changer ! Si si, d'ailleurs :

Des bonnes résolutions et des bonnes intentions

... on en a tous des tonnes, mais combien de kilos deviennent de nouvelles bonnes habitudes ?

A priori, dans l'article que je  cite ci-après, il y aurait 80% de chance que cela échoue ! ... sauf si vous préparez un "DROP"... quézaco ?

Source : un grand merci à  http://ceclair.fr/la-methode-drop-pour-creer-et-installer-une-nouvelle-habitude

Encore une méthode miracle "ya qu'à faut qu'on" ? Honnêtement, je n'en sais rien, mais je viens de tester, et ...

Cela a marché pour moi cette semaine

...avec mon meilleur ennemi le lave-vaisselle :-)... sauf quand je n'ai plus de pain ... et que je dois me contenter des biscottes :-( mais ça c'est une autre histoire !

Je vous fais la version courte, mais n'hésitez pas à lire l'article complet cité ci-dessus.

Voilà la méthode DROP : 4 étapes pour prendre l'habitude de tenir vos nouvelles résolutions

Les 4 étapes :

• Désir
• Résultat
• Obstacle
• Plan

Concrètement, la méthode propose de commencer par :

• Désir

Le plus simple : vous voulez changer quoi ?        -->Ecrivez votre bonne résolution

• Résultat

Soyez clair et concret.          --> Écrivez le résultat concret que vous voulez voir apparaitre.
Et rédiger le de manière POSITIVE. :-)

Un exemple : vider le lave vaisselle pendant que mes tartines grilles (comme cela je peux le remplir avec les bols de la famille après le petit déjeuner)

• Obstacles

Soyez lucide dès le départ, vous allez avoir des obstacles divers et variés (vos vieilles habitudes ne vont pas se laisser faire, votre entourage va s'étonner, ...). Bref, les freins à l'immobilisme seront aussi au rendez vous ! (d'où certainement le 80% de chance que cela échoue ...)

Anticipez ces situations freinantes et définissez comment les surmonter.
Autrement dit : prévoyez d'enlever le frein à l'immobilisme.
Soit, un problème potentiel = une solution.
A vous d'être imaginatif et de mettre en face de chaque obstacle une ressource adaptée.

• Plan

Et c'est là que je me suis dit que cette méthode était génialement simple et efficace... pourquoi je n'y ai jamais pensé plus tôt ! Mais c'est bien sûr !
Voila LE TRUC : prenez une situation habituelle (une habitude) de votre vie courante ... et listez les actions que vous allez accoler à celle-ci.
C'est le coté routine qui va faciliter la nouvelle habitude  désirée.

Pour finir, jusque là j'étais plutôt du coté des 80% ... serait ce en train de changer ? Un drop et allez à vous !

A vous de jouer ... au rugby ? :-)

Évidemment à appliquer à votre gestion de vos emails.
Mais pas que, car vous pouvez transposer cette nouvelle compétence à bien des domaines :-)

PS : 

- Si vous tentez un DROP prochainement, pensez à partager vos résultats sur ce blog... et dites moi si l'essai s'est transformé.

- C'est probablement lié à de la PNL ou un truc du genre  ... si quelqu'un en sais plus, merci de poster un commentaire je suis curieux de savoir s'il existe d'autre truc redoutablement efficace pour se faciliter la vie

Comment réussir son powerpoint ?

1 présentation powerpoint efficace : le mode d'emploi

Toujours dans l'idée de partager quelques astuces bureautiques, voici mes trucs pour créer un powerpoint en moins de deux (et oui j'ai fait encore un autre blog :-) :

http://www.powerpointtop.blogspot.fr/

Voila,  3 conseils (en anglais) :

• Keep it simple
• Tell a story
• Have fun

PS : comme toujours, ne pensez pas à ne pas commenter ;-). Alors, réagissez en partageant vous aussi vos clés

sur  http://www.powerpointtop.blogspot.fr/ ou ICI :-)

Astuce zéro mail : désincrivez vous de tout ! ... et par extension le "Surtout, foutez moi la paix sur tout !"

Marre des mails, des pubs, des spams, des démarchages téléphoniques, des SMS ?

C'est l'astuce, j'en ai marre d'être pollué.
Très bien, "dont acte.
Comment cesser d'être pollué ? Passez du coup de gueule à la pratique avec :

 Spam un jour, spam t... tu d......! vous aurez compris ;-)

• Astuce zéro mail : commencer par avoir une boite qui ne se fait pas polluer en permanence. C'est simple, alors faites le ! Devenez un spam killer.
• On trouve beaucoup d'article qui traite de l'importance de se dé-spammer (ça se dit?), alors en voici 2 : 
• http://www.demainlaveille.fr/2013/04/04/5-astuces-pour-mieux-gerer-vos-mails/
• http://www.demainlaveille.fr/2013/04/22/zeroinbox-5-clefs-pour-mieux-gerer-ses-mails/

• 5 ans de droit tout le reste de travers ! (dixit Coluche à propos des pol... :-), voici quelques bases juridiques sur le spam : http://caspam.org/spam-illegal.html

• et si vous êtes outrés, vous pouvez faire le nécessaire entre autre sur :  https://www.internet-signalement.gouv.fr/PortailWeb/planets/Accueil!input.action
• Une autre possibilité consiste à utiliser unroll.me (je n'ai pas essayé mais beaucoup de post en parlent). Leur vidéo est sympatique, en tout cas elle motive à se désinscrire (avec ou sans unroll.me)

                    
 

Et par extension : le papier le téléphone ... le zéro tout, un point c'est tout !

De la même manière, vous avez aussi l'équivalent pour :

• Le démarchage téléphonique : http://www.pacitel.fr/

• Pour les pub, il y a le "stop pub" : 

• http://www.developpement-durable.gouv.fr/Stop-pub-moins-de-prospectus-dans.html
• il y a même quelqu'un qui en a fait un business ! http://www.stoppub.fr/

... mon seul regret, je n'ai pas encore trouvé le zéro facture :-) ...et vous ?

Comment gérer efficacement ses emails en 30minutes maximum ?

Un article à lire :-)

Cet article annonce moins de 30 minutes par jour pour maitriser sa boite mail, c'est possible ?
Voici un très bon article à ce sujet :
http://lifestylers.fr/comment-gerer-efficacement-ses-emails-en-30-minutes-maximum/

Nota : à transposer néanmoins à votre domaine d'activité, puisque l'article est rédigé par un bloggeur pro avec un périmètre de travail de bloggeur pro

L'article est découpé comme suit:

• Le problème des e-mails
• Etape 1 : Prendre de sérieuse décision
• Etape 2 : Planifier à quelles heures vous allez consulter vos emails
• Etape 3 : Créer des réponses types
• Etape 4 : Créer des tutoriels qui répondent aux questions les plus communes
• Etape 5 : Observer et modifier

Pourquoi citer cet article ?

Bien que mon domaine de travail soit complètement différent, son approche me fais écho ! On retrouve la logique "amélioration continue" ou "roue de deming" et autre PDCA (pour plus d'information sur ces thématiques, google est votre ami). En clair, comme c'est du bon sens, cette logique s'avère efficace pour à peu près tout ! Et en particulier sur ... les e-mails, courriels et autre courrier électronique. Soit, dit autrement :

• Observer son propre système, 
• ses points forts, 
• et être lucide sur ses faiblesses et en faire des points de progrès
• ses risques... et ses opportunités d'améliorations

• Analyser systématiquement le 20/80 
• de votre volumétrie (réceptions et envoyés)
• du temps consacré à gérer cette volumétrie
• de la pertinence (importance, urgence) de cette volumétrie

• Prendre les décisions qui s'imposent, puis simplifier et automatiser un maximum ce qui peut l'être (via tutoriel, FAQ ou autres fonctionnalités disponibles), 

• Puis améliorer petit à petit -> votre système deviendra alors de plus en plus affuté :-) et facile à manager

Et vous finirez peut être par vous dire "C'est déjà fini ?" 

@+... oups j'allais oublier :

PS : les 2 bonnes habitudes pour démarrer sont :

• Redéfinir la place que doivent avoir les e-mails dans votre vie (par moment cela déborde un peu trop ;-) non ? Alors soyez indulgent avec vous même... ce ne sont que des mails, rien de plus ...Il y a d'autres choses plus importantes, non ?

• Puis leur dédier un ou plusieurs temps court dans la journée pour les traiter. 

• Personnellement, j'aime bien m'en débarrasser avant le déjeuner et avant de partir car cela m'oblige a être efficace (c'est la force de l'appel du ventre)
• ATTENTION : mon écueil... et je ne dois pas être le seul ...la tentation de traiter  et de regarder mes mails au fur et à mesure...Et l'inconvénient c'est que cela génère des dizaines de micro coupures bien souvent complètement inutiles ! Pour être honnête, c'est pas toujours facile de changer ses mauvaises habitudes, je parles pour moi :-)

Essayez, vous m'en direz des nouvelles !

20-astuces-pour-bien-gerer-ses-emails de Frederic CANEVET - sans rancune ;-)

De bons conseils aussi sur le blog de Frederic CANEVET
Notamment son article intitulé  :

• 20 Astuces pour bien gérer ses email 

sinon l’URL complète :
http://www.devenirplusefficace.com/ordinateur/20-astuces-pour-bien-gerer-ses-emails

Dommage que mon commentaire aie été censuré : sans rancune :-) quand même !
D'ailleurs, je recommande toujours son blog www.devenirplusefficace.com car c'est une véritable source de bon contenu quand on désire s'améliorer.

C'est mes premiers pas sur la toile, pas facile, mais bon, j'avais écris un truc sympa, alors je le (re)met quand même sur mon blog du coup  :

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Bonjour,

Ces astuces sont excellentes !

Dommage que je ne sois pas tombé sur cet article plus tôt…

Traiter ses mails, c’est un peu comme naviguer sur internet, on peut être très efficace ou y passer beaucoup de temps. Aiguiser des réflexes comme ceux énoncés ci-dessus c’est redoutable (mais cela prend du temps et nécessite de l’expérience, si si !).

Pour cela,  il faut prendre le temps d’observer ses propres pertes de temps (on a chacun les nôtres) et regarder s’il n’y a pas un moyen plus confortable et plus économique de le faire… et oser changer notre manière de faire, tester, améliorer, apprendre. Bref, tout un programme.

Bon courage !

Vincent

PS : ci-après un e-book pratico pratique sur le sujet (appliqué à Outlook) : « E-mail : Gagner du temps facilement ? » pour en savoir plus RDV sur  http://www.email-facile.blogspot.fr/ 

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ainsi que la récidive restée ... (je ne sais pas encore :-)
Sans rancune ;-)
Merci pour tes conseils
Je te recommande sur mon blog, ainsi que ton article il est particulièrement pertinent.
@ la prochaine,
Vincent
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Voila je me sens moins frustré :-)
@ la prochaine






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Créer un modèle de mail avec Outlook 2010 .oft

Afin de vous faciliter la vie, si vous avez des mails que vous envoyez régulièrement, vous pouvez vous créer des mails types.

En fait, il suffit de créer un mail, puis de l'enregistrer en tant que modèle (.oft)

Le site http://astucestic.wordpress.com en donne un bon tuto sur Outlook 2010 sur le sujet, le voila :
http://astucestic.wordpress.com/2013/10/29/creer-un-modele-de-mail-avec-outlook-2010/

Voila pour aujourd'hui, ;-)