jeudi 27 novembre 2014
mercredi 6 août 2014
How To Cut Down Email Processing By 70% And "Firewall" Your Inbox
La suite ...sachant que 70% des mails qu'on reçoit partent à la poubelle, comment ne plus voir ses mails là ?
1 - Repérer toutes les sources d'emails inutiles (un super truc dans la vidéo : recherche sur les mot clé "unsubscribe" et plein d'autres ...)
2 - Grand ménage de printemps dans la boite de réception (inbox) pour chaque mail en se posant la question utile ou inutile ? (une série de question redoutable pour éliminer l'inutile et se concentrer sur l'essentiel)
- Cet email m'est il personnellement adressé ? (si Oui, alors question suivante)
- Est ce que je connais la personne qui m'écris ? (si Oui, alors question suivante)
- Est ce qu'on peut trouver l'information ailleurs ? (si Non, alors question suivante)
- Est ce vraiment important ? (si Oui, alors cela vaut le coup de traiter à 200%...)
4 - Désinscrivez vous systématiquement des mails inutiles, et/ou créer un filtre automatique "direct à la poubelle"
Inbox Zero in 1.5 Hours A Day - "Lean Email Simple System" Course
3 points clés expliqués cidessous (en anglais) :
- traiter seulement 3 fois par jour
- consacrer des sessions de 15 à 30 minutes, soit possibilité de lecture d'environ 495 mails ou d'envoi de 90 mails par jours!) ... les chiffres me paraissent un peu haut... mais la technique pomodoro est effectivement très efficace pour ce type d'action, je partage aussi !
- toucher un mail une et une seule fois à chaque fois ! (petit bonus comment configurer son Gmail pour le faire)
Voila la vidéo de Kosio Angelov :
@+
samedi 26 juillet 2014
mercredi 4 juin 2014
La méthode pour ne plus devenir esclave de ses mails
Voici un article invité sur le site de Frédéric Canevet :
La méthode pour ne plus devenir esclave de ses mails
:-)
@+
Vincent
La méthode pour ne plus devenir esclave de ses mails
:-)
@+
Vincent
mardi 27 mai 2014
Outlook - Comment créer ses dossiers de recherche intelligents
Voila un bon article pour Trouver et réaliser vos propres dossiers de recherche avec Outlook :
http://blogs.microsoft.fr/office/trop-de-courrier-a-gerer-simplifier-vos-recherches-facilement-dans-outlook.html
http://blogs.microsoft.fr/office/trop-de-courrier-a-gerer-simplifier-vos-recherches-facilement-dans-outlook.html
samedi 24 mai 2014
mardi 22 avril 2014
Outlook Fastoche le Blog
Bonsoir,
Les diverses astuces présentes dans ce "blog note" vont faire l'objet d'un blog complémentaire qui sera essentiellement focalisé sur l'application de ces astuces avec Outlook.
Voila donc le petit dernier, le blog http://outlookgpsfastoche.fr/
Bonne soirée,
Les diverses astuces présentes dans ce "blog note" vont faire l'objet d'un blog complémentaire qui sera essentiellement focalisé sur l'application de ces astuces avec Outlook.
Voila donc le petit dernier, le blog http://outlookgpsfastoche.fr/
Bonne soirée,
lundi 14 avril 2014
Maximize Your Productivity with Outlook 2010-2013 Part 1 - Email Management
Si vous etes un peu familiarisé avec l'anglais, foncez et investissez quelques minutes de votre temps pour en gagner des centaines. D'excelent conseils ici :
Organisez et structurez votre tâches grâce à Outlook
Comment gérer ses mails comme des tâches ?
Une option consiste à faire glisser ses mails dans les tâches !
Puis à en paramétrer les échéances, rappel, statut d'avancement, et éventuellement à les déléguer...
Honnêtement, je ne connaissais pas cette fonctionnalité avant cette vidéo.
Certains geek pourraient être intéressés pour automatiser leurs tâches.
Pour le moment, j'y vois un niveau de complexité supplémentaire...
Probablement intéressant pour les chefs de projet si c'est synchronisé avec MS Project. Seul Bémol ... à condition que vos vos interlocuteurs soient familiarisés à fonctionner avec des tâches dans Outlook.
Bref, à vous de voir, des fois mieux vaut savoir que ne pas savoir, cela laisse l'option du choix:
Une option consiste à faire glisser ses mails dans les tâches !
Puis à en paramétrer les échéances, rappel, statut d'avancement, et éventuellement à les déléguer...
Honnêtement, je ne connaissais pas cette fonctionnalité avant cette vidéo.
Certains geek pourraient être intéressés pour automatiser leurs tâches.
Pour le moment, j'y vois un niveau de complexité supplémentaire...
Probablement intéressant pour les chefs de projet si c'est synchronisé avec MS Project. Seul Bémol ... à condition que vos vos interlocuteurs soient familiarisés à fonctionner avec des tâches dans Outlook.
Bref, à vous de voir, des fois mieux vaut savoir que ne pas savoir, cela laisse l'option du choix:
Outlook 2007-Créer et Partager un Calendrier ou des Contacts Communs (2min)
Encore un petit tutoriel vidéo bien fait. Et qui pourrait s'avérer bien pratique pour créer un calendrier commun ou une base de contacts partagés en quelques clics.
Dans quels cas utiliser cette fonctionnalité ?
- pour les calendriers : pour réserver tous les locaux (salle de réunion) ou matériels communs (appareil photo, voiture de service, vidéo projecteur ...)
- pour les contacts : pour partager une base de contacts clients ou prospects, ou une base de fournisseurs, ou tout simplement pour constituer une base simple de vos collaborateurs et ou listes de distributions :
Comment créer sa signature dans Microsoft Outlook 2010 (Tutorials5min)
La même mais en plus complet ... par contre en Anglais, donc si vous voulez vous offrir le luxe de travailler à la fois votre anglais tout en vous faisant gagner du temps pour vos signatures dans Outlook 2010, regardez plutôt le tutoriel suivant, c'est simple et efficace :
Outlook 2010 - Créer une signature en moins d'une minute
Idem un petit tutoriel simple qui permet de`configurer sa signature facilement sous Outlook 2010 :
Vidéo formation Outlook 2010 - CH Formations
Une vidéo assez complète sur les possibilités d'Outlook 2010 : notamment la première partie sur l'utilisation des nouvelles fonctionnalités liées aux conversations.
A noter que c'était aussi possible sur la version d'Outlook 2007 mais il fallait fouiller un peu et éventullement se développer un peu de code en VBA (pas vraiment très "user friendly").
A vous de découvrir quelques unes des fonctionnalités d'Outlook 2010 dans la vidéo suivante.
Le panorama est assez large (un peu long) mais les tutoriels y sont globalement bien présentés. Voyez plutot :
dimanche 6 avril 2014
Ali Baba et les 40 voleurs de temps
Pourquoi Ali Baba ? ...mmm vous verrez ;-)
Le temps est un bien précieux, et tout ce qu'on fait y touche. Pourtant il passe si vite. Alors ...
Comment gagner du temps ? Les 3 secrets indispensables !
- Secret N° 1 : La santé ! Sans elle, point de salut. Mise à part la satisfaction que peut induire le cercle vertueux décrit ci-après, vous ne trouverez aucune astuce particulière sur la santé dans ce post. Par contre, imaginez si vous n'aviez pas la santé peut vous aider à vous recentrer sur vos priorités et donc vous donner de sérieuses des pistes pour gagner du temps.
- Secret N° 2 : Eliminer et passer sous silence les voleurs de temps inutiles… et ils sont nombreux !
- Secret N° 3: Rester focalisé sur vos vrais priorités...mais pour cela il faut ...du temps ! Alors voir réponse 2 :-)
Comment gagner du temps ? Les 3 secrets indispensables !
- Secret N° 1 : La santé ! Sans elle, point de salut. Mise à part la satisfaction que peut induire le cercle vertueux décrit ci-après, vous ne trouverez aucune astuce particulière sur la santé dans ce post. Par contre, imaginez si vous n'aviez pas la santé peut vous aider à vous recentrer sur vos priorités et donc vous donner de sérieuses des pistes pour gagner du temps.
- Secret N° 2 : Eliminer et passer sous silence les voleurs de temps inutiles… et ils sont nombreux !
- Secret N° 3: Rester focalisé sur vos vrais priorités...mais pour cela il faut ...du temps ! Alors voir réponse 2 :-)
Le schéma suivant résume ce cercle vertueux pour (re)gagner du temps :
Soyez rassuré, voici une technique pour y arriver en 3 étapes :
- 1 Observez et quantifiez vos voleurs de temps
- 2 Soyez à l'écoute de vos besoins réels. Du temps , pourquoi faire ?
- 3 Passez à l'action : " Sésame ouvre toi ! "
1 Observez vos voleurs de temps
1 Observez vos voleurs de temps
- Un voleur de temps c'est quoi ? Comment les identifier ? Combien sont ils ?
- Sont il important ? Reviennent il souvent ?
- Sont ils vraiment utiles (voir point 2) ?
Un voleur de temps c'est quoi ? Comment les identifier ? Combien sont ils ?
Un voleur de temps c'est quoi ? Comment les identifier ? Combien sont ils ?
Dans mon expérience
professionnelle industrielle, j'ai eu plusieurs fois la chance de
réaliser des "chronos". Honnêtement je détestais cela, mais cela m'a
appris beaucoup. Et je me souviens notamment d'un chrono de plusieurs
semaines qui fut pour moi une
révélation.
Vous allez me dire "C'est quoi au juste un chronos dans l'industrie ?"
L'objectif d'un "chrono" est d'établir un plan de productivité à
partir des gaspillages mesurés (et non ceux supposés). C'est d'ailleurs
l'un des fondamentaux de l'approche Lean Manufacturing. L'expérience
consiste donc à chronométrer tout … je dis bien
TOUT ce qu'il se passe dans le micro détail. L'étape d'après
consiste alors à analyser et les résultats de cette collecte et les
classer par "voleur de temps". Puis, pour chaque voleur de temps se
poser la question : Utile ou Pas Utile ? A l'issue de
cette expérience, le résultat fut extrêmement surprenant.
C'est riche de cette expérience, que je souhaitait partager avec vous mes 40 premiers voleurs de temps.
Pour cette 1ere étape, il faut considérer que tout est voleur de
temps ! Je sais que l'approche peut paraitre un peu brutale...L'idée ici
est simplement ne de pas vous auto censurer. En effet, si vous voulez
voir ce que vous voyez déjà alors vous verrez
toujours la même chose.
Pour l'illustrer, prenons
n'importe quelle activité de votre choix, c'est un voleur de temps…Pas
convaincu ? Et pourtant lors de votre activité, le temps continue de
passer. Non ?
Prenez l'échelle d'une semaine
et listez vos voleurs de temps. Non exhaustive, ci-après une liste de
40 dérobeurs : Dormir, Travailler, Famille, Choses, Faire ses papiers,
Transport, Recherche d'objet, Téléphoner, Internet, TV, S'habiller, Se
laver, Faire
les courses, faire la cuisine, faire la vaisselle, laver le linge, aller
dans les administrations et autre bureau de poste, Discuter, Attendre
(file d'attente, médecin…), Supprimer ses spams, Facebook, Internet,
gérer ses mails, Aider des gens, Amis, Loisirs,
Amener ses enfants à leur activités, Faire les devoirs avec ses enfants,
éduquer ses enfants, s'occuper de ses parents, résoudre les conflits,
voyager, se perdre, chercher ses clés, entretenir sa voiture, réparer
des objets, bricoler, marcher, se garer, … et
le dernier : la vie :-).
Mais comme m'a dit si justement ma voisine octogénaire : " Le temps on nous le donne!".
Alors autant bien l'utiliser, non ?
Maintenant que vous aurez fait votre propre liste de voleurs de temps. Posez vous les questions suivantes :
Vos voleurs de temps sont-ils importants ou minimes ? Reviennent-ils souvent ?
Parmi vos voleurs de temps, vous aller pouvoir distinguer les
gros et les petits. Mais attention, un petit voleur de temps qui vous
vole un peu très souvent est parfois plus gourmand qu'un gros… Pour
illustrer cela :
- Certain vont être de gros contributeurs évidents car ils représentent beaucoup de temps d'un coup et chaque jour…(ceux là, on a peut de difficultés à les trouver)
Par exemple : 1 fois 30 minutes par jour
- Puis d'autres le seront moins car très peu de temps mais certains peuvent s'avérer plus important très répétés.
Par exemple : 30 fois 1 minute par jour (exemple : Chercher des objets, Regarder si on a pas reçus de mails ou d'appel en absence ...)
Conclusion : il ne faut pas uniquement considérer la taille d'un
voleur de temps ( petit ou gros), il faut aussi considérer la fréquence
de vol de vos voleurs de temps. Ainsi le butin de chaque voleur de temps
se calcule comme suit :
Butin temps = Butin(petit ou gros ) x Occurrence(=fréquence)
Sont ils vraiment utiles (voir point 2)?
Supprimer un voleur de temps peut s'avérer bien souvent impossible
ou très difficile … Par contre, optimisez votre temps offre déjà des
marges de progrès certaines et appréciables !
Inspirez vous des principes "Lean Manufacturing" : être ou ne pas être une valeur ajoutée ?
En clair, certains voleurs de temps :
- vous rapportent(valeur ajoutée),
- alors que d'autres vous volent(gaspillages) !
- Si OUI => Optimisez le !
- Si NON => c'est du gaspillage ! Avez-vous la possibilité de vous en passer ?
- Si OUI => Supprimez le tout simplement
- Si NON => Réduisez le ! Pour cela diverses stratégies sont possibles, entre autre : Remplacez, Facilitez, Détectez, Atténuez, Mutualisez, Déléguez …
Nota : pour vous faciliter l'analyse de vos gaspillages, une
manière de les classer est celle des fameux "mudas" des six sigmas ou
aussi appelé 8 sources de gaspillages qui sont :
- Surproduction,
- Surstockage ou stock inutile,
- Transports ,
- Traitement inutiles ou sur-traitement,
- Mouvement inutile,
- Erreur / défaut,
- Temps d'attente,
- Sous utilisation de vos compétences.
2 Soyez à l'écoute de vos besoins réels. Du temps, pourquoi faire?
L'espace d'un instant en quelques mots
L'espace d'un instant en quelques mots
En ce qui concerne la gestion du temps et des priorités, que dire
qui ne la pas déjà été, c’est si tentant de parler du temps pendant des
heures !
Soit en bref : demandez vous ce qui est vraiment important pour
vous (gens, projet, …) et débrouillez vous pour y consacrer l'essentiel
de votre temps libre !
Plusieurs questions peuvent vous y aider :
- Listez les choses que vous voulez faire dans cette vie (avant de mourir ou d'être malade - voir Secret N°1)
- Posez vous la question de ce que vous feriez si on vous disait : "il te reste 3 ans"
- Posez vous la question de ce que vous feriez si on vous disait : "il te reste 3 mois"
Au delà de la brutalité de ces questions, elle nous amène à distinguer l'essentiel et arrêter de courir après le futile.
Finissons cette partie par une petit haiku (forme courte de poème japonais) de ma composition :
"Du temps à la vie
L'espace d'un instant…
Une étoile filante"
Un outil pour identifier et gérer vos priorités de manière équilibrée : l'arbre des possibles
Voila un autre outil entre cette étoile filante et la gestion des priorités et du temps plus terre à terre : un arbre des possibles équilibré ?
Investissez de votre temps pour prioriser :
Insaisissable, pourtant il nous raccroche à la réalité. Le temps
s’offre à nous comme le vent, souffler contre lui ne sert qu’à s’épuiser
voir même à reculer ! Alors, autant l’utiliser à bon escient, et
profiter de sa force pour son envol. Non ? … et pourtant
…Bien souvent nous avons la sensation de manquer de temps, alors
utilisons notre seul levier : priorisons !
2 citations pour vous aider à identifier vos priorités extrait du livre Priorité au priorité de M. Covey :
« Ce n’est pas un manque de temps, c’est un manque de priorités »
« Savoir dire non, c’est laisser la place à un oui plus grand. »
« Ce n’est pas un manque de temps, c’est un manque de priorités »
« Savoir dire non, c’est laisser la place à un oui plus grand. »
Utilisez l'arbre des possibles pour identifier vos priorités :
Prenez le temps d’explorez votre propre arbre des possibles.
L’arbre des possibles est une notion personnelle librement inspirée
d’un titre de livre du même nom et du livre de Stephen Covey « Priorité
aux priorités ».
C’est simplement une représentation globale (mindmap) de notre vie en forme d’arbre.
Cela permet d’y voir plus clair sur ce que nous en faisons et ce que nous voulons en faire, et vice et versa.
Dessiné, c’est gagné !
J'ai créé et utilisé cet outil lorsque j'ai rédigé mon premier e-book pour mieux gérer ses mails. "Email : Gagner du temps facilement?".
Ce premier e-book correspond d'ailleurs à l'une des branche de cet arbre : gérer ses mails professionnels. Si vous voulez recevoir un extrait gratuit, inscrivez vous sur le formulaire ci-contre.
Un bel arbre est un arbre équilibré et ne craint pas le vent.
Chaque
arbre est différent, et comporte ses propres branches (pro/perso,
rôles, missions, projets, …). L'essentiel consiste à garder un
équilibre perein entre chacune des branches de notre arbre.
Le schéma ci-dessus n’est donc évidemment pas exhaustif et
contiendrait pour chacun d’entre nous encore beaucoup de sous-branches
de feuilles, de bourgeons …
« Bien ancré à la terre,
Au bout de ses branches,
Ses feuilles sillonnent le ciel. »
Ses feuilles sillonnent le ciel. »
Enfin : les étoiles ?
Voilà, ne débordons pas trop. Toutefois, s’il y a bien une première
évidence, c’est que votre temps est précieux… et représente un trésor
bien gardé ;-)
3 Passez à l'action : Sésame ouvre-toi !
Le temps est un trésor bien gardé par bien plus de 40 "chippeurs" : devenez votre propre Ali Baba !
Alors optimisez, supprimez et réduisez ce qui peut l'être pour chacun de vos voleurs de temps
Alors optimisez, supprimez et réduisez ce qui peut l'être pour chacun de vos voleurs de temps
Concrètement si on reprend nos 40 voleurs de temps, voici quelques propositions :
- Dormir => levez vous plus tot, faites la siestes, connaissez vos heures de sommeils =>
- Travailler => ...trouvez le bon équilibre...
- Famille => par essence, c'est indéléguable !
- Choses => moins vous en aurez mieux vous vous porterez => insérer lien affiliation vers Best Sellers du moment ?
- Faire ses papiers => passez aux factures sur internet
- Transport => choissisez bien votre lieu d'habitation, covoiturez, refléchissez pour groupez vos déplacements
- Recherche d'objet => jetez puis rangez, puis disciplinez votre "bordel organisé", systématisez le.
- Téléphoner => utilisez vos temps morts, sachez écourtez en plaçant vos coup de fils intelligemement (avant le repas par exemple)
- Internet, jeux => l'activité time consuming par exelence, il existe des trackeurs pour s'auto-discipliner
- TV => à bannir => privilégiez le replay
- S'habiller => préparez vos tenus le soir
- Se laver => ne vous lavez pas ! (non je rigole !)
- Faire les courses => utilisez internet et autre service drive
- Faire la cuisine =>préparez vos menus, improvisez
- Faire la vaisselle => investissez dans un lave vaisselle
- Laver/sécher le linge => machine à laver
- Aller dans les administrations et autre bureaux de poste
- Discuter => être direct et demander à ce qu'on le soit avec vous
- Attendre (file d'attente, médecin…) => utiliser à bon escient vos temps morts
- Supprimer ses spams => voir conseil sur blog www.email-facile.blogspot.fr
- Facebook => no comment
- Internet => oups il est revenu celui là !
- Gérer ses mails => Investissez dans un excellent e-book sur le sujet pour optimisez votre outlook :-) => "Email : Gagner du temps facilement?"
Pour recevoir un extrait gratuit, inscrivez vous ci-contre.
- Aider des gens => uniquement si c'est vous qui en avait envie et que vous sentez que le demandeur en a aussi envie ...sinon vous allez perdre votre temps et faire perdre celui de votre interlocuteur
- Amis => c'est l'un des meilleurs investissements après le conjoint et les enfants
- Loisirs => certains plaisirs simples sont grandioses, d'autre plus complexe finissent par ne plus rien apporter, à vous de faire votre propre bilan
- Amener ses enfants à leur activités => organisez vous avec d'autre parents lorsque c'est possible et partagez vous la tâche à tout de role
- Faire les devoirs avec ses enfants => l'éducation n'est pas une tâche facile
- Eduquer ses enfants => voir remarque ci-dessus
- S'occuper de ses parents => voir remarque ci-dessus
- Résoudre les conflits … ma seule remarque : les évitez, c'est les générer, mais évitez de les générer !
- Voyager => investissez dans un bon GPS, une carte, et une appli sur votre smart phone + kit cable auto pour recharger le tout
- Se perdre => n'hésitez pas à demander...Un qui sait vaut dix qui cherchent !
- Chercher ses clés => groupez toutes vos clé sur 1 SEUL TROUSSEAU (en enlevant préalablement toutes les clés inutiles comme la clé de l'anti-vol du vélo de mon ex …)
- Entretenir sa voiture => mieux vaut prévenir que guérir. Cela peut vous éviter de vous retrouver en panne au bord de la route ou sans voiture
- Réparer des objets => c'est bien, sachant qu'en avoir moins, c'es t aussi moins de réparation ou de rachat potentiel ...
- Bricoler => ...
- Marcher => ...
- Se garer => comme on a pas encore inventé la voiture qui revient nous chercher là où on est, si vous n'avez pas bonne mémoire, certaines application téléphone vous permette de géolocaliser votre voiture. Très pratique !
- … et le dernier : la vie :-) => lire la suite et amusez vous (oups je l'ai dit :-)
A vous de compléter votre liste de solution !
Restez vigilants
Vos chipeurs de temps n'ont pas dit leur derniers mots. Il ne
manqueront pas de réapparaitre. A ce moment là, reposez vous les
questions :
- Suis-je obligé de gaspiller ce temps ?
- Ou dit autrement : Puis je le gaspiller à quelque chose de plus essentiel ?
- Posez vous la question de ce que vous feriez si on vous disait : "il te reste 3 ans"
- Posez vous la question de ce que vous feriez si on vous disait : "il te reste 3 mois"
- Où en ai mon arbre des possibles ?
Dernier conseil : Oubliez le temps et amusez vous !
"Un tiens vaut mieux que 2 tu l'auras."
Cela vaut aussi pour votre vie :-)
A lire également sur ce blog :
jeudi 3 avril 2014
La loi des cycles VS gestion des mails VS l'oeuf ou la poule
La loi des cycles : c'est quoi ?
1, 2, 3 ... de l’œuf, à la poule, à la broche
D'après cette loi, dans notre univers, tout activité est cyclique et connait 3 cycles :
- un début
- un déroulement
- et une fin
Dans
nos activités ou lorsqu'on traite un mail comme une activité, diverses
causes peuvent perturber le traitement efficace de ces cycles. Entre
autre :
- Interruptions du cycle
- Fréquence rapide de changement
- Ouverture permanente de cycles
- ...
Quelles conséquences ?
- La non fermeture des cycles encombre notre esprit et notre environnement
- C'est pourquoi chaque cycle commencé doit idéalement être bouclé.
Comment minimiser l'encombrement suscité par la loi des cycles ?
Le but ou le résultat à atteindre de l'activité constitue l'élément stable du cycle.
La
recette est de bien visualiser :
- Le résultat final
- Et la méthode pour atteindre ce résultat
Autrement dit, pour aller quelque part, il faut
connaitre la destination et le chemin. Et lorsque c'est possible : anticiper les obstacles.
En quoi, connaitre la loi des cycles peut vous aider ?
Afin
d' identifier vos freins et donc vos points de progrès, posez vous la
question : "Quel cycle vous pose le plus de problème ?"
- Frein sur le début : Ceux qui remettent toujours à plus tard. (procrastination)
- Frein sur le déroulement : Ceux qui commencent une tâche et se perdent à en entamer d'autres. Ou ceux qui ne connaissent pas précisément la nature du résultat à atteindre et appréhendent mal la fin de la tâche.
- Frein sur la fin : les perfectionnistes qui sont même prêt à reprendre entièrement un cycle pour être sûr d'une meilleure qualité.
Action : utiliser la loi des cycles pour mieux gérer vos mails
Pour gérer
efficacement ses mails, voici quelques clés sur chacun de ces 3 cycles pour
limiter ce type de frein et reprendre le contrôle :
Frein sur le début (le risque : ne pas démarrer):
Considérons
chaque mail comme une activité en attente, ainsi les cycles début sont
situés dans votre boite de réception et éventuellement dans vos éléments envoyés (pour les
mails envoyés que vous souhaitez
suivre de près)
ACTION : décidez de DECIDER de suite de ce que vous allez faire (ou pas) du mails que vous avez sous les yeux.
POURQUOI ? Une décision cela prend moins de temps que de faire, c'est donc une activité qui suscite moins de procrastination.
COMMENT ? Donc décidez, puis classez comme suit :
- Si inutile => Poubelle
- Si utile mais sans action => Archive
- Si utile avec action => Glisser votre mail dans un dossier "A FAIRE & A SUIVRE" (si possible en dehors de votre boite de réception)
Frein sur le déroulement (le risque : interrompre un cycle entamé par un autre)
Y a plus qu'à consulter les mails dans votre dossier "A FAIRE & A SUIVRE", à ne surtout pas confondre avec votre boite de réception ou vos éléments envoyés car le type d'action que vous allez y entreprendre n'est pas le même (voir méthode GTD de David Allen - Best Seller du genre) :
ACTION : En fonction de vous et de votre environnement, DECIDEZ des taches qui sont prioritaires (Important + 20/80 Resultats)
POURQUOI
? En fonction de vos priorités ET de votre disponibilité (forme, temps
disponible, lieu …), assurez vous que vous allez pouvoir finir la tache
entammée (pour fermer cycle
et ne pas le laisser ouvert).
COMMENT
? Concrètement, si vous avez une réunion dans 15 minutes n'attaquez pas
une activité qui va durer 30 minutes, choisissez en plutôt 3 de 4
minutes ! Votre esprit se sera débarrassé
de 3 tâches et sera d'autant plus disponible pour votre taches de 30
minutes après votre réunion.
Frein sur la fin (le risque : ne jamais achever un cycle par perfectionnisme):
ACTION : Sur votre taches actuelle : réfléchissez au 80 % du résultat visé
POURQUOI ? Pour limiter sa "surqualité"
COMMENT
? Évaluez ce vous en avez déjà fait sur une échelle de 1 à 10. Si cela représente plus des 80%
du résultat visés(soit 8/10), alors c'est bien, mais vous pouvez vous
arrêter là (c'est un peu provocateur
mais cela aide à limiter notre tendance à vouloir atteindre une
perfection qui existe toujours un peu plus loin et qui est souvent 240%
au delà du besoin initial).
Sources d'inspiration :
A lire également sur ce blog :
A lire également sur ce blog :
Pareto 20 VS 80 Le Chat
Comment résumer la loi de Pareto sans dire 20/80 ou 80/20 ?
J'ai fait appel au chat pour ce clin d’œil :
Alors, qu'en pensez vous ?
lundi 10 mars 2014
YOPmail : E-mail jetable et anonyme.
Après le rasoir jetable, l'adresse mail jetable !
A quoi cela peut servir ?
et comment ça marche ?
Comment ne plus être spammé sur sa boite perso ?
Quel que soit votre activité sur internet, vous êtes souvent obligé de vous inscrire avec votre adresse mail... et c'est là que commence les ennuis car votre mail est alors utilisé pour des envois de pub ou peut être revendu comme "client potentiel". Bref, c'est le début des SPAM !
Dans le meilleur des cas, vous aurez à vous désinscrire systématiquement de tout les mails que vous recevrez pendant quelques jours. Dans le pire, votre mail sera inondé de Spam pour le moins inattendus ;-)
Pour conserver son adresse mail personnelle propre, le principe est simple :
- créez une adresse mail jetable et gratuitement !
- redirigez là ou consultez la régulièrement
- lorsque vous en avez trop, coupez la redirection
Entre autres, allez voir http://www.yopmail.com/ (probablement le leader en la matière)
C'est en cherchant une image pour illustrer mon post que je suis tombé par hasard sur cet excellent article listant d'autres providers de mails jetables, consultez donc : 50 services de mails temporaires pour l anti-spam (à consulter notamment pour connaitre les spécificités de chacun des providers)
Comment ça marche pour utiliser une adresse mail jetable ?
En résumé, l’intérêt de créer une adresse mail est bien résumé dans leur FAQ http://www.yopmail.com/faq.phpA quoi YopMail peut t-il donc bien me servir ?
- Très utile si vous-en avez marre d'être submergé de SPAM sur votre adresse électronique personnelle.
- Vous voulez éviter de laisser votre Email sur des sites qui risquent de vous spammer ou de revendre votre adresse.Vous en ferez l'utilisation qui vous plaira...
Dois-je créer un compte pour utiliser YopMail ?
- Non ! Rien à faire !
- En réalité : tous les comptes existent déjà mais aucun compte ne vous appartient vraiment.
- Il suffit d'envoyer un mail à n'importe quelle adresse sur YopMail et de consulter la boîte correspondante.
Qui a accès à mes messages ?
- Potentiellement tout le monde !
- Donc vivement déconseillé pour vos vrais mails ou vos achats en ligne !
- Par contre, redoutable pour tous les sites vous demandant une inscription préalable (demande de devis en ligne, comparateur d'assurance, newsletter & co)
- N'importe qui peut aller consulter le message à condition qu'il connaisse le nom du compte.
- L'astuce est donc de choisir un nom de compte compliqué.
- Si vous choisissez par exemple un compte contenant 6 caractères (ex : vredft@yopmail.com), il y a moins de 1 chance sur 3,5 millions pour qu'une personne arrive à trouver votre compte. Imaginez donc avec des noms de comptes plus complexes !
Peut-on envoyer des mails grâce à YopMail ?
- Non !
- YopMail permet uniquement de consulter les mails qui arrivent sur les adresses de type nepasmerepondre@yopmail.com
- Vous pouvez aussi transférer les message vers votre adresse personnelle pour en conserver une copie (Un message de YopMail est ajouté au début du mail ).
Quelle est la syntaxe d'une adresse YopMail ?
- La syntaxe d'une adresse YopMail est à peu de choses près la même que celle de n'importe quelle adresse de courrier électronique.
Combien de temps les messages sont-ils conservés ?
Un message arrivant sur YopMail a une durée de vie de 8 jours.Le mail peut aussi être supprimé manuellement par le lecteur.
Les comptes YopMail ne sont jamais supprimés vu qu'il ne sont jamais non plus créés (ils existent tous).
Liste des providers et autres sites de mails jetables
Jetable.org, Yopmail, ,Link2mail , HaltoSpam, Why Spam Me,SpamMotel, Spam.la , SpamSpot, MailNull, GuerillaMail, MeltMail, AnonymBox, 10minuteMail, Mail Temporaire, Trashmail, Dodgit, FilzMail, MyTrashMail, Mailinator, MailExpire, MailCatch, SpamBox, DisPostable, SpamAvert, TrashInbox, MintEmail, TempEmail, Mailboxable, MailEater, Tempomail, SpamFree24, E4ward, SpamGourmet, SpamCero, MyTempEmail, Incognito Mail, Spamobox, DeadAddress, Soodo Nims, Tempail, Spam evader, InboxFreedom, Youmailr, Deagot, Mailscrap, Gish Puppy, Privy-mail, MakeMeTheKing, OneWayMail, NoSpamFor.us, keepmymailPour en savoir plus et connaitre les spécificités de chacun des providers, lire la page 50 services de mails temporaires pour l anti-spam
Et vous vous utilisez ce type de mails temporaire ?
vendredi 28 février 2014
Inbox zero ? Comment c'est possible ?
Quand Boite de réception rime avec avalanche de mails non lus
Quoi de plus frustrant que des dizaines, voir des centaires, et pour certain(e)s des milliers de mails non lus dans sa messagerie ?
Avez vous remarqué qu'à la veille des vacances, vous arrivez souvent à faire un ménage incroyable !
Quelles sensations avez vous ressenti alors ?
On est mieux non ?
Alors comment changer cet état agréable mais ponctuel avant les vacances en une bonne habitude quotidienne ?
Comment réussir à avoir une "inbox zéro"? C'est à dire 0 mail non lu dans sa boite de réception !
Voici l'objet de 2 bons articles :1 - http://www.journaldunet.com/management/expert/54537/parvenir-au--inbox-zero--ou-comment-venir-a-bout-de-sa-boite-mail.shtmlRandi Zuckerberg y explique notamment :
- Le fait d'atteindre le "inbox zéro" est un symbole ultime de productivité pour l'employé moderne.
Les mails non-lus pèsent sur notre conscience
Comment "une fête de rangement du garage" lui a permis d’arrêter de procrastiner. Alors pourquoi ne pas appliquer cette philosophie afin de dompter votre boîte mail ?
Entre autre ses quelques clés de base :
- Désinscrivez-vous des newsletters et autres indésirables
- Désinscrivez-vous de tous les groupes, listes ou sites de bons de réduction -> voir unroll.me ?
- Créez des filtres et des dossiers qui trieront automatiquement vos mails dès qu'ils arrivent dans votre boîte de réception.
- Annulez les mails de notifications. Rendez-vous sur les différents sites sur lesquels vous avez des profils, et désactivez les mails de notification.
Ainsi que les astuces personnelles notamment avec les mails qu'il est le plus difficile de supprimer, et ce que vous devriez en faire : les mettre dans des dossiers spécifiques au lieu de les laisser trainer dans votre boite de réception. Les dossiers sont les suivants :
- Le dossier appelé "Il n'y a pas de mal à savoir dire non" contient les mails auxquels vous n'osez pas répondre par la négative.
- Le dossier appelé "Personnes avec qui je veux reprendre contact"contient les mails qui ne sont pas urgents, mais auxquels il faudra répondre dans un futur proche
- Et le dossier appelé "Vive moi !" pour avoir un dossier pour se remonter le moral avec des commentaires positifs auquel vous pouvez jeter un œil lorsque vous passez une mauvaise journée. Dans celui ci sont classés les éléments qui vous donnent un sentiment d'accomplissement, mais qui ne nécessitent pas de réponse
Inbox Zero: Action-Based Email from merlinmann
En résumé, encore la méthode anglosaxone 4D mais ... en 5 points clés :
- Delete (or Archive)
- Deleguate
- Respond
- Defer
- Do
Voila c'est tout simple mais terriblement efficace.
Posez vous les questions dans l'ordre indiqué ci-dessus c'est d'une ultime efficacité !
Posez vous les questions dans l'ordre indiqué ci-dessus c'est d'une ultime efficacité !
Envie d'approfondir ? Vous pouvez aussi consulter :
On retrouve encore la logique GTD (en simplifié) de David Allen. Pour en savoir plus sur celle-ci, quelques post du blog :
- http://email-facile.blogspot.fr/2014/02/3-trucs-pour-traiter-ses-mails.html
- http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/point-de-depart-la-methode-gtd-ou.html
- http://email-facile.blogspot.fr/2014/02/la-methode-pour-gerer-ses-emails-et.html
Zéro mail en Inbox, c'est facile à dire, pas toujours simple à tenir, et vous ?
jeudi 27 février 2014
La méthode pour gérer ses emails et donc son temps de Rémi Schimel
A lire :
http://www.objectif-gagner.com/une-methode-pour-gerer-ses-emails-et-donc-son-temps/En commentaires :
Excellents conseils !Je travaille aussi avec Outlook (j'avais 2007 il y a quelques semaines, j'ai maintenant 2010 mais c'est pareil)
Si peu qu'on y consacre un peu de temps, on peut arriver à automatiser de manière impressionnante et à économiser un temps fou.
Je suis entièrement d'accord avec vous, les premières étapes sont effectivement de limiter les entrants (éviter que la pollution continue) et d'apprendre à traiter l'information.
Pour cela méthode GTD de David Allen est très puissante mais complexe à mettre en oeuvre... On peut donc commencer par les 4D : Do (Faire si inférieur à 5minutes ou même moins), Delete (Supprimer), Defer (Différer/plannifier), Deleguate (Déléguer et suivre). Simple et efficace.
Couplez tout cela avec une bonne gestion des priorités ... et des astuces qui vous évitent de passer du temps à rien faire... ou à les faire de manière inconfortable et "time consuming".
Pour ne citer qu'une astuce : faite vous des signatures standard pour tout.
La signature peut meme contenir "Bonjour, --texte à compléter--Cordialement, et votre signature". Cela vous évitera d'avoir à retaper 40 fois "Bonjour" dans la journée !
J'en ai même une contenant un message type pour déléguer à mes collaborateurs ! Le message donne quelque chose comme "Jean, peux tu t'en occuper stp, tiens moi au courant en cas de pb, merci, ton chef adoré" Simple, efficace, clair, ne me polluera pas sauf si nécessaire. Parfait !
Voila,
Pour en savoir plus, RDV sur mon blog http://email-facile.blogspot.fr/
@+
Comment mieux gérer vos mails grace aux 6 lois de la gestion du temps ?
Vous passez du temps à gérer vos mails ?
Soyez curieux :- Avez vous déjà calculé le nombre d'e-mails ?
- Et le nombre d'heures passées à les gérer ?
- Non ?
- Faites vous mal une bonne fois pour toute, et rendez vous sur la page : http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/un-e-mail-de-temps-en-temps-cela-fait.html
Les 6 lois de la gestion du temps :
Les 6 lois de gestion du temps from Stephane Dabas
La loi de Pareto (le 20/80)
La loi de Carlson (les séquences homogènes)
« Tout travail interrompu est moins efficace et prend
plus de temps que si il est effectué en continu »
La loi de Parkinson (auto inflation)
« Le travail se dilate jusqu’à remplir la durée
disponible pour son accomplissement »
La loi de Laborit (la loi du désir ou du moindre effort)
« Chacun a une inclination naturelle à d ’abord
faire les choses qui lui font plaisir. »
La loi d ’Illich
« Au delà d ’un certain seuil, l ’efficacité
professionnelle décroît »
La loi de Taylor
« L ’ordre avec lequel nous effectuons une série
de taches influe directement sur le temps qu ’elles
nous prennent »
Comment bien communiquer par e-mail ? Les astuces de Catherine Perrin
source : http://www.slideshare.net/CathPerrin/bien-grer-ses-mails
Quelques conseils précieux pour rédiger un mail :
Supprimez vos mails de retour de vacances ?
Vous rentrez de vacances, votre boite de réception est obèse ! Comment faire ?
source : http://pierre-philippe.blogspot.fr/2008/04/les-clefs-du-succs-comment-grer.htmlBien qu'assez radical, voila 7 conseils repris de la source et de la vidéo ci-dessus :
- La procrastination : remettre à demain, ce que vous pouvez faire aujourd'hui ! Dans quelques jours, ce qui était vraiment important vous sera rappelé. Donc supprimez tout ce qui ne parait pas important (ou classer dans un dossier "bon pour la poussière")
- Priorisez : le management par le haut : classez les e-mails par ordre alphabétique et ne répondez qu'à ceux des personnes qui sont importantes pour vous (patrons, clients, collaborateurs directs).
- Regroupez : la gestion par les conversations, triées par ordre alphabétique. Supprimez les doublons
- Le simulacre du bug informatique : vous repartez à zéro
- Le grand nettoyage. -> vous supprimez tout (cela fait peur mais cela fait du bien à la tete d'un coup !) Voir aussi article : http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/6-conseils-pour-supprimer-80-de-ce-qui.html
- Le mail d'attente : "le réponssatous". Envoyez une réponse à tous ceux qui vous ont écris, et dites leur que vous allez mettre quelques jours à répondre. C'est comme les 4 ou 5 mails inutiles que les sites marchand vous envoies pour vous dire que votre commande a été accepté, puis que votre produit est en préparation, puis que la marchandise est partie, puis qu'elle va bientot arriver, puis qu'elle arrive ...puis ... vous aurez compris ... cela ne sert à rien, mais cela rassure le client. Du coup, il est moins casse pied ... Utilisez la même stratégie avec ceux qui ne vous ont pas oublié pendant vos vacances ;-)
- La stratégie d'évitement : changez d'adresse e-mail de temps en temps, seuls les mails vraiment importants vous parviendront, ça vous fera des vacances.
Le 8ème conseil :
8. Laissez votre message d'absence volontairement au moins votre premier jour de reprise ;-) cela vous laissera le temps de choisir parmis les 7 conseils cités ci-dessus. Ok ce n'est pas très "fair" mais si tout le monde s'est passé de vous pendant plusieurs jours, ils ne sont pas à un près. Non ?Mes préférés sont les astuces 2, 6, 1, et 3 :-), et vous ?
jeudi 20 février 2014
Outlook - Contre le correcteur d'orthographe !
Mon avis : contre le correcteur
Qu'on le rédige ou qu'on le reçoive, quelles sont les qualités et le but d'un e mail ?- destiné à la bonne personne
- court, concis, clair, simple
- efficace, voir efficient
- La qualité de l'écriture du mail et son impact -> voir article : http://email-facile.blogspot.fr/2014/02/comment-rediger-un-mail-professionnel.html
- Le temps que vous consacrez à le rédiger
C'est la raison pour laquelle, on peut se passer du correcteur d'orthographe ! :-) ...même si on est dans un environnement professionnel. Alors tant pis pour les fautes, mes fautes seront mes prochaines réussites ;-)
Bien évidemment, à éviter sauf si vous avez une orthographe vraiment déplorable.
Aller CONTRE :
POUR Y aller :
- http://outlook.developpez.com/faq/?page=fonctionnalites#fonction_orthographe
- http://office.microsoft.com/fr-fr/powerpoint-help/correction-automatique-de-lorthographe-et-insertion-de-texte-et-de-symboles-HA010354277.aspx
Aller un peu plus :
Et pour les plus curieuses et curieux, vous trouverez bien d'autres astuces sous http://outlook.developpez.com/faq/?page=fonctionnalitesEt vous votre avis, pour ou contre ?
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