Inbox zero ? Comment c'est possible ?

Quand Boite de réception rime avec avalanche de mails non lus

Quoi de plus frustrant que des dizaines, voir des centaires, et pour certain(e)s des milliers de mails non lus dans sa messagerie ?

Avez vous remarqué qu'à la veille des vacances, vous arrivez souvent à faire un ménage incroyable !
Quelles sensations avez vous ressenti alors ?
On est mieux non ?
Alors comment changer cet état agréable mais ponctuel avant les vacances en une bonne habitude quotidienne ?

Comment réussir à avoir une "inbox zéro"?  C'est à dire 0 mail non lu dans sa boite de réception !

Voici l'objet de 2 bons articles :
1 - http://www.journaldunet.com/management/expert/54537/parvenir-au--inbox-zero--ou-comment-venir-a-bout-de-sa-boite-mail.shtmlRandi Zuckerberg y explique notamment :

• Le fait d'atteindre le "inbox zéro" est un symbole ultime de productivité pour l'employé moderne.

• Les mails non-lus pèsent sur notre conscience

• Comment "une fête de rangement du garage" lui a permis d’arrêter de procrastiner. Alors pourquoi ne pas appliquer cette philosophie afin de dompter votre boîte mail ?

Entre autre ses quelques clés de base :

• Désinscrivez-vous des newsletters et autres indésirables

• Désinscrivez-vous de tous les groupes, listes ou sites de bons de réduction -> voir unroll.me ?
• Créez des filtres et des dossiers qui trieront automatiquement vos mails dès qu'ils arrivent dans votre boîte de réception.
• Annulez les mails de notifications. Rendez-vous sur les différents sites sur lesquels vous avez des profils, et désactivez les mails de notification.

Ainsi que les astuces personnelles notamment avec les mails qu'il est le plus difficile de supprimer, et ce que vous devriez en faire : les mettre dans des dossiers spécifiques au lieu de les laisser trainer dans votre boite de réception. Les dossiers sont les suivants :

• Le dossier appelé "Il n'y a pas de mal à savoir dire non" contient les mails auxquels vous n'osez pas répondre par la négative.

• Le  dossier appelé "Personnes avec qui je veux reprendre contact"contient les mails qui ne sont pas urgents, mais auxquels il faudra répondre dans un futur proche

• Et le dossier appelé "Vive moi !" pour avoir un dossier pour se remonter le moral avec des commentaires positifs auquel vous pouvez jeter un œil lorsque vous passez une mauvaise journée. Dans celui ci sont classés les éléments qui vous donnent un sentiment d'accomplissement, mais qui ne nécessitent pas de réponse 

2 - http://inboxzero.com/video/

Inbox Zero: Action-Based Email from merlinmann

 

En résumé, encore la méthode anglosaxone 4D mais ... en 5 points clés :

• Delete (or Archive)
• Deleguate
• Respond
• Defer
• Do 

Lorsque vous parcourez votre boite de réception, pour chaque mail : ne procrastinez pas, restez focalisé, et choisissez l'une des 5 options ci-dessus. 

Voila c'est tout simple mais terriblement efficace.
Posez vous les questions dans l'ordre indiqué ci-dessus c'est d'une ultime efficacité ! 

Envie d'approfondir ? Vous pouvez aussi consulter :

On retrouve encore la logique GTD (en simplifié) de David Allen. Pour en savoir plus sur celle-ci, quelques post du blog :

• http://email-facile.blogspot.fr/2014/02/3-trucs-pour-traiter-ses-mails.html
• http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/point-de-depart-la-methode-gtd-ou.html
• http://email-facile.blogspot.fr/2014/02/la-methode-pour-gerer-ses-emails-et.html 

Par ailleurs, changer c'est un peu comme faire quelque chose de nouveau tout en arrêtant de faire l'ancienne... Bref, c'est 2 fois plus dur qu'on imagine! Et pourtant, il y a des trucs simples pour réussir à tenir de bonnes résolutions :

• http://email-facile.blogspot.fr/2014/02/les-bonnes-resolutions-faciles-tenir.html
  

Zéro mail en Inbox, c'est facile à dire, pas toujours simple à tenir, et vous ?